Hier zijn enkele tips om het goed te laten verlopen.
1 VORM EEN PROJECTTEAM :
Het zou contraproductief zijn om bij elke beslissing over het nieuwe ERP alle medewerkers rond de tafel te krijgen. Evenzo zou één persoon die alles beslist, de beste manier zijn om software te hebben die niet geschikt is voor het team.
Stel een projectteam samen, bestaande uit key users, medewerkers die hun dienst goed kennen en verantwoordelijk zijn voor :
- Het beschrijven van de processen en de behoeften met betrekking tot het bedrijf tijdens de analyse.
- Het testen van de software zoals deze is aangepast.
- Het opleiden van de medewerkers van hun team.
- Het maken van geschikt trainingsmateriaal (handleidingen, webinars, ...).
Dit team moet worden gecoördineerd door een "standaarddrager" die de bevoorrechte gesprekspartner zal zijn met de ERP-integrator en die zal zorgen voor de centralisatie van informatie.
2COMMUNICEER OVER HET PROJECT IN "MENSELIJKE" TERMEN
De komst van nieuwe software moet worden gezien als een verbetering en niet als een beperking. Adverteer het project dus positief. Leg de doelstellingen uit.
Onder deze doelstellingen moet een deel worden gericht op de medewerkers. Versla ze niet met woorden als "concurrentievermogen", "concurrentie", "winstgevendheid", ... Je praat met mensen: leg ze uit dat ze tijd zullen besparen en het voor meer taken kunnen gebruiken dat de software hen zal helpen in hun dagelijks leven. Laat zien dat hun comfort een van de redenen is voor de keuze voor softwarewijziging.
3COMMUNICEER EN TEST WERKNEMERS OP HET JUISTE MOMENT
Informeer uw medewerkers over het ERP-veranderingsproject zodra de hoofdlijnen zijn getrokken en er al een klein panel van integrators is voorgeselecteerd. Je vermijdt onnodige paniek.
Laat de dagelijkse gebruikers (= eindgebruikers) de software testen zodra deze bijna voltooid is, niet in uitvoering.
Zoveel als uw key-gebruikers het project kennen en zullen kunnen begrijpen dat de software wordt gevormd, zozeer zullen de eindgebruikers bang worden en verloren gaan als ze functionaliteiten missen wanneer ze nog niet zijn ontwikkeld.
Laat ze succesvolle software zien.
4ORGANISEER TRAINING AANGEPAST AAN DE SOFTWARE
Al uw medewerkers oefenen niet dezelfde job uit en zullen daarom niet dezelfde softwaremodules gebruiken. Uw key users moeten daarom werknemers trainen in de functies die ze dagelijks zullen gebruiken.
Gebruikers kunnen zich concentreren op het beheersen van een deel van de software.
5DENK TRAINING ALS EEN CONTINUE PROCES
Het ERP-project stopt niet zodra de software is geïmplementeerd. Het is absoluut noodzakelijk om gebruikers te blijven trainen en aanwezig te zijn om vragen te beantwoorden.
Vereis niet dat uw medewerkers 's nachts 100% operationeel zijn op de software. Plan de training vroeg genoeg, wacht niet tot het laatste moment en denk na over hun aanpassingstijd.
Vraag de key users regelmatig om trainingen voor nieuwe medewerkers te organiseren. Moedig sommige gebruikers aan om key user te worden als uw eerste team krimpt.
Stel aan de key users voor om handleidingen of F.A.Q. te schrijven om overtollige vragen gemakkelijk te beantwoorden of als ze niet beschikbaar zijn.
6TERUGKEREN NA DE IMPLEMENTATIE
Na een paar maanden gebruik, verzamel cijfers, verzamel de indrukken van uw werknemers en nodig ze uit voor een debriefing: ze zullen de verbetering van het werk opmerken, de automatisering van niet-lonende taken, de tijdwinst, ... Ze kunnen u ook organisatorische suggesties geven voor toekomstige projecten, al dan niet IT.
Verzamel ook op softwareniveau gebruikersfeedback. De software kan nog worden verbeterd. Het is geen bevroren tool en het is normaal om van dag tot dag mogelijke verbeteringen te ontdekken.