Hoe uw budget goed beheren?
1REKENING HOUDEN MET ALLE ELEMENTEN :
Het berekenen van het budget van een ERP is niet alleen het berekenen van de prijs van de software zelf. Houd rekening met de kosten :
- Van de licenties
- Updates
- Computer hardware vereist
- Opleidingen bij het gebruik van de software
- Analyse van uw bedrijf en uw behoeften
- Integratie: installatie, migratie van uw bestaande gegevens, basisconfiguratie, tests, ...
- Aanpassingen van de software aan uw wensen.
Maak dus onderscheid tussen het implementatiebudget en het jaarlijkse budget voor uw ERP. Sommige software overleeft deze oefening mogelijk niet.
2BESCHIKKEN OVER HET BUDGET VOOR HET ESSENTIËLE
Een woord van advies: geef niet toe op strategische punten voor uw bedrijf.
Uiteindelijk, door bepaalde functionaliteiten niet te implementeren om geld te besparen, riskeert u tijd (en dus geld) te verliezen, fouten te maken door een gebrek aan automatisering, waardoor de taken van uw werknemers ongemakkelijk of met beperkte waarde worden, ... Weinig rendabel.
3STEL PRIORITEITEN EN BEPAAL FASES IN UW PROJECT
Vindt u dat u niet het budget hebt om alles te doen? En heb je je essentiële punten gedefinieerd? Het is heel goed mogelijk om uw integratie van nieuwe beheersoftware te faseren: stel een kalender op van wat essentieel is voor de start van de nieuwe software en wat leuk zou zijn om te hebben en daarom achteraf kan gebeuren. U zult deze andere punten realiseren wanneer u het budget opnieuw hebt.
Vraag de hulp van uw ERP-integrator om deze oefening uit te voeren. Hij kan u vertellen welke functionaliteiten intrinsiek met elkaar verbonden zijn en daarom niet in verschillende fasen kunnen worden bereikt.
4NIET SNOEIEN IN DE BEGROTING "ANALYSE - DEFINITIE VAN HET PROJECT"
We hebben het er net over gehad: we moeten de essentiële functies definiëren en de nice to have. Om deze oefening uit te voeren, neemt uw integrator u mee door een analysefase, waarin uw behoeften worden gedefinieerd en oplossingen worden ontworpen. Realiseer dit gewetensvol.
Uw behoeften ruim van tevoren definiëren is niet overbodig. Het is de hoeksteen om ervoor te zorgen dat uw implementatieproject met succes kan worden voltooid en dat de geleverde software aan uw verwachtingen voldoet.
Het heeft geen zin om software te kopen die de helft doet van wat u nodig hebt of dat het slecht zal doen.
De analyse zal u ook toelaten om zo nauwkeurig mogelijk het budget te weten dat nodig is voor het volgende: modules om te installeren, aanpassingen aan te brengen, ... Het geheel zal worden omgezet in uren prestaties. Vermijd verrassingen.
5KIES UW INTEGRATOR
Bij het kiezen van uw leverancier kunt u zich aangetrokken voelen tot degene die het laagste uurtarief biedt. Controleer desalniettemin of hij competent is, wat zijn de meningen van zijn klanten, wat is zijn ervaring, ... Een gekwalificeerde dienstverlener zal uw bedrijf kunnen begrijpen en de software snel en effectief aanpassen, waar een incompetente aanbieder zou kunnen verdrinken in onnodige, gebrekkige, ineffectieve ontwikkelingen, zelfs als dit betekent dat je meerdere keren opnieuw moet beginnen.
Uiteindelijk zal uw budget worden opgeblazen door hun gebrek aan ervaring.