(3/4) De obstakels bij verandering van ERP: de complexiteit

3/4 Les freins au changement d'ERP : la complexité

Van ERP veranderen of voor het eerst beheersoftware gebruiken is een groot keerpunt binnen een bedrijf. Verschillende elementen kunnen remmen op deze verandering, zelfs epidermale reacties ...

Focus op het derde obstakel: complexiteit

Wanneer we het woord "ERP" en het woord "complexiteit" in dezelfde zin associëren, kan het zijn om twee verschillende problemen aan te duiden :

  • De implementatie van de software wordt gezien als een complexe en ontmoedigende fase.
  • De software zelf wordt gezien als een te complexe tool.

Laten we proberen te relativeren.

>IMPLEMENTATIE GEZIEN ALS EEN COMPLEXE FASE

Het opzetten van een ERP komt tegemoet aan de behoefte om gegevens te centraliseren en de processen van een bedrijf te harmoniseren. Zo geformuleerd begrijp je meteen dat er veel op het spel staat en dat het voorbereidende werk dat daarop volgt serieus is.

Om deze fase te vereenvoudigen, waarvan de complexiteit niet kan worden ontkend, volgen hier enkele tips :

TIP : Laat u begeleiden door een integrator die "uw taal" spreekt en uw werk begrijpt.
Je bent vooral de manager van een bedrijf. U wordt niet gevraagd om een IT-expert te zijn. Als u wordt vergezeld door een gekwalificeerde dienstverlener, kan hij onder woorden brengen wat u hem aanbiedt.
Zorg ervoor dat u communiceert met een projectmanager of consultant, niet rechtstreeks met een ontwikkelaar. De rol van de projectmanager is om te fungeren als een "vertaal" -interface tussen uw zakelijke behoeften en de taal van de ontwikkelaar.

MAAR OOK :   Ken uzelf goed, bekijk uw hele bedrijf.
Zoals onze klant Le Comptoir du Peintre zei, is de sleutel om snel en gemakkelijk aan de slag te gaan uw behoeften kennen.

"Ik wist precies wat het programma moest doen. Ik had de noten, ik moest ze op muziek zetten en de partituur spelen." (Lees de getuigenis). 
Door een 360 ° -weergave van uw bedrijf te hebben en de tijd te hebben genomen om de noodzakelijke functies op te sommen, wordt het werk voor de ERP-integrator beter voorbereid. Het kader wordt beter begrepen en duidelijk.

EN OPNIEUW : Stel niet alles in vraag als u twijfelt.
De reikwijdte van het werk voor uw integrator is nu gedefinieerd. Mogelijk werkt hij met de Agile-methode. Hierdoor kunt u tijdens het project kleine verbeteringen toevoegen of uw aanvragen verfijnen. Wees gerust: alles is niet onveranderbaar!
Aan de andere kant, vermijd alles in vraag te stellen, een functionaliteit te realiseren en vervolgens om het tegenovergestelde te vragen, hele secties van de software te verwijderen of toe te voegen.
Herhaaldelijk heen-en-weer gaan zal ervoor zorgen dat  je verloren gaat in het project. Als uw analyse goed is uitgevoerd, vertrouw er dan op en houd eraan vast wanneer u terrein verliest.

ANDER ADVIES :  Vorm een intern team dat toegewijd is aan het implementatieproject.
Stel een team samen dat bestaat uit medewerkers die de volgende kwaliteiten beantwoorden: nauwkeurig, met overzicht en een goede bedrijfskennis.
Dit team verzamelt informatie van elke dienst en centraliseert deze. Dit vereenvoudigt de basis die nodig is voor analyse en implementatie.

EN TOT SLOT :  Kies software die niet 100% aangepast of 100% standaard is.
100% software op maat is complex om in te stellen omdat het veel analyse en ontwikkeling vereist, omdat we helemaal opnieuw beginnen. Je moet aan het kleinste detail hebben gedacht, zelfs het meest basic.
100% standaardsoftware zal complex zijn om te gebruiken: het zal soms nodig zijn om de interne processen van het bedrijf om te vormen om zich aan de software aan te passen. Het is ook nodig om de ontbrekende functionaliteiten goed te praten.
Software die halverwege tussen de twee is geplaatst, biedt u dus meer flexibiliteit.

>ERP BESCHOUWD ALS EEN COMPLEXE TOOL

We horen bedrijfsleiders van KMO’s vaak zeggen: "ERP is te complexe software voor mijn kleine bedrijf! Het is alleen bedoeld voor grote bedrijven en ik heb het niet nodig."
Het is fout. Stap meteen uit het cliché van de multinationale mastodont die als enige recht heeft op ambitieuze software.
Zelfs in een klein bedrijf maakt het gebruik van een ERP het mogelijk om interne processen te vast te leggen, fouten van hercodering te voorkomen, besluitvorming te vergemakkelijken, enz. De schaal is kleiner, maar de voordelen blijven hetzelfde.

Daarom zijn er voor alle bedrijven enkele tips om de indruk van complexiteit te verminderen wanneer ze met software worden geconfronteerd :

TIP : Maak uzelf geleidelijk vertrouwd met de ERP.
Wilt u uiteindelijk meerdere modules van uw ERP gebruiken? (Bijvoorbeeld commercieel beheer, CRM, e-commerce, ...) Begin met de implementatie van één van deze en werk er een tijdje mee. Wanneer u vertrouwd raakt met de software, voegt u een extra module toe en vervolgens een andere.
Gun uzelf de tijd om de software te leren kennen. Beginnen met een "eenvoudige" versie van uw ideale programma kan frustrerend lijken, maar zal uw afhandeling versnellen.

MAAR OOK : Verberg onnodige functies.
Bij de meeste ERP's kunt u al dan niet functionaliteiten weergeven, afhankelijk van de gebruikers. Ze zien alleen wat ze dagelijks gebruiken en kunnen de software snel aanschaffen.
Vraag ook uw integrator om de schermen te verwijderen die u nooit zult gebruiken omdat ze helemaal niet overeenkomen met uw werk. Door te selecteren kunt u duidelijker zien.

EN NOG : Denk na over ergonomie.
De schermen van uw ERP kunnen worden aangepast om de functies die u het meest gebruikt te benadrukken. Acties kunnen standaard worden geconfigureerd om herhaalde taken of manipulaties te voorkomen.
Pas ook het gebruikte materiaal aan. Een kassamedewerker kan een kassa met touch screen waarderen, terwijl de manager de muis zal gebruiken om de voorraden te raadplegen.

adoptez cet état d'esprit pour choisir votre erp Neem deze gemoedstoestand aan :

Het is daarom mogelijk om te voorkomen dat je je haar uittrekt wanneer je voor een ERP staat.

Houd er rekening mee dat, zelfs als het moment van installatie en het eerste gebruik de eerste dagen een beetje ingewikkeld is, het ERP u op lange termijn meer faciliteiten zal bieden in uw dagelijks leven: naleving van wettelijke verplichtingen, betrouwbare gegevens, automatisering, ... Het ERP is een echte business assistent.

Als je een nieuwe ERP installeert, ben je normaal gesproken enkele jaren weg om ermee te werken. De meest complexe fasen zullen daarom niet elke dag plaatsvinden. Je kunt genieten van de rust.

les freins au changement d'ERP
Download ons gratis e-boek:

De vier obstakels bij verandering van ERP

DOWNLOADEN