Pourquoi classer ses documents est indispensable ? Réponse !

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classer ses documents erp
29/10/2016

Dans une entreprise, le nombre de documents qui circulent est grand : vous en recevez de vos partenaires (clients ou fournisseurs) mais vous en produisez aussi un grand nombre. Comment ne pas s’y perdre et garder ces documents à portée de main ?


Un devis d’un fournisseur accompagné d’une photo du produit qu’il vous propose

Un accord passé par e-mail avec un partenaire

Un fax de réclamation reçu d’un client

Un fichier contenant toutes les informations sur un dossier

Tous ces documents que vous consultez quotidiennement méritent une grande attention. Les classer et les archiver correctement vous procure un gain de temps mais aussi une bonne dose de professionnalisme auprès de vos clients.


Mais où les ranger ?

Habituellement, ces documents sont disséminés à gauche et à droite sur votre ordinateur ou dans votre boite mail. Perdez cette mauvaise habitude et mettez en place une nouvelle stratégie : regroupez-les au sein de votre logiciel de gestion Mercator.

Vous pouvez associer ces documents à n’importe quelle fiche. Par exemple : A une fiche fournisseur, vous pouvez attacher un document reçu de celui-ci. A une commande, associez un bon de commande ou un mail d’accord.

Tous types de documents peuvent y être placés via un simple drag-and-drop (cliquer-glisser) : des emails, des fax, des pdf, des images, … gen,..


trier ses documents avantages
Ranger, classer, archiver… pour y gagner !

Une bonne gestion des documents regroupés à un endroit amène plusieurs avantages :

  • Moins de perte de temps à chercher un fichier.
  • Plus de professionnalisme et de précision : un client vous téléphone ? En quelques clics, vous avez sous les yeux le document dont il vous parle.
  • Une vue globale de l’information : conserver au même endroit tous les documents qui ont marqué l’évolution d’un projet afin de suivre l’avancée de celui-ci.
  • Une sauvegarde récurrente : ne craignez la perte de documents suite à un ordinateur qui se crashe, une farde de documents perdue ou un local d’archives qui part en fumée… Les documents déposés dans le logiciel profitent de la sauvegarde régulière de celui-ci.
  • Le partage de documents entre collègues : il n’est plus nécessaire qu’ils vous demandent constamment de leur envoyer les documents puisqu’ils disposent de ceux-ci via le logiciel de gestion.


Ranger, classer, archiver … tous ensemble !

Ce dispositif nécessite la participation de tout le personnel de l’entreprise. A vous de créer une stratégie d’archivage et de sensibiliser vos collaborateurs à celle-ci. Chacun doit y déposer les documents qu’il possède. Vous serez ainsi certains d’avoir tous les documents à disposition et dans la dernière version existante.


N’entreprenez plus des fouilles archéologiques pour retrouver vos documents :
classez-les et archivez-les pour les retrouver en un clic.