Waarom documenten klasseren van essentieel belang is? Het antwoord!

Terug naar de weblog
29/10/2016

In een bedrijf is het aantal documenten in omloop gigantisch : U ontvangt er veel van uw partners (klanten of leveranciers), maar u maakt er zelf ook veel aan. Hoe vermijden om niet te verdwalen en de documenten in hand bereik te houden?


Een offerte/bestek van een leverancier samen met een foto van het product dat ze aanbieden

Een overeenkomst met een partner per e-mail

Een fax bericht met een klacht ontvangen van een klant

Een bestand met alle informatie over een dossier

Al deze documenten die u dagelijks gebruikt verdienen veel aandacht. Correct klasseren en archiveren bespaart u niet enkel tijd, maar geeft ook een goeie dosis professionalisme weer naar klanten.


Maar hoe ze ordenen?

Meestal worden deze documenten her en der verspreid op uw computer of in uw mailbox . Vergeet deze slechte gewoonte en begin met een nieuwe strategie: Hergroepeer ze in uw Mercator management software.

U kunt deze documenten koppelen aan om het even welk informatiebestand. Bijvoorbeeld: Aan een leveranciersfiche kan u een ontvangen document bevestigen . Aan een bestelling, een bestelbon of een e-mail koppelen

Alle document types kunnen via een eenvoudige drag-and-drop (klikken en slepen) worden geplaatst: e-mails, faxen, PDF’s, afbeeldingen,..


trier ses documents avantages
Ordenen, klasseren, archiveren… om tijd te winnen !

Een goed documentbeheer verzameld op één plek biedt meerdere voordelen:

  • Minder tijdverlies om een bestand te vinden.
  • Meer professionalisme en precisie: een klant dat u belt? Met een paar klikken heeft u het document vóór u waar hij u over spreekt.
  • Een globaal overzicht van de informatie : Sla alle documenten over de evolutie van een project op dezelfde plaats op om de voortgang ervan te volgen.
  • Een regelmatige back-up: vrees niet meer voor het verlies van documenten door een computer die crasht, een map die verloren gaat of een lokaal archief die in rook op gaat, … De ingediende documenten in de software worden regelmatig geback-upt.
  • Het delen van documenten tussen collega’s: het is niet langer nodig om hun te vragen de documenten door te sturen, omdat deze beschikbaar zijn via de management software.


Ordenen, klasseren, archiveren… allen te samen!

Deze werkmethode vereist de deelname van alle medewerkers in het bedrijf. Het is aan u om een archiveringsbeleid te maken en uw medewerkers te motiveren. Iedereen dient de documenten die in zijn bezit zijn te plaatsen. Hierdoor bent u gerust dat alle documenten beschikbaar zijn en in de laatst bestaande versie zijn.


Onderneem geen archeologische opgravingen meer om uw documenten te vinden:
klasseer en archiveer ze om ze te vinden in één klik.