Un devis d’un fournisseur accompagné d’une photo du produit qu’il vous propose
Un accord passé par e-mail avec un partenaire
Un fax de réclamation reçu d’un client
Un fichier contenant toutes les informations sur un dossier
Tous ces documents que vous consultez quotidiennement méritent une grande attention. Les classer et les archiver correctement vous procure un gain de temps mais aussi une bonne dose de professionnalisme auprès de vos clients.
Habituellement, ces documents sont disséminés à gauche et à droite sur votre ordinateur ou dans votre boite mail. Perdez cette mauvaise habitude et mettez en place une nouvelle stratégie : regroupez-les au sein de votre logiciel de gestion Mercator.
Vous pouvez associer ces documents à n’importe quelle fiche. Par exemple : A une fiche fournisseur, vous pouvez attacher un document reçu de celui-ci. A une commande, associez un bon de commande ou un mail d’accord.
Tous types de documents peuvent y être placés via un simple drag-and-drop (cliquer-glisser) : des emails, des fax, des pdf, des images, … gen,..
Une bonne gestion des documents regroupés à un endroit amène plusieurs avantages :
Ce dispositif nécessite la participation de tout le personnel de l’entreprise. A vous de créer une stratégie d’archivage et de sensibiliser vos collaborateurs à celle-ci. Chacun doit y déposer les documents qu’il possède. Vous serez ainsi certains d’avoir tous les documents à disposition et dans la dernière version existante.
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