Pour ajouter des clients / fournisseurs, cliquez sur "Edition \ Ajouter" (ou CTRL+N) une fois le signalétique ouvert.
💡 Au démarrage d'un dossier, lors de la première entrée dans la signalétique client, Mercator se positionne automatiquement en mode ajout, permettant ainsi de saisir directement les informations nécessaires à la création du premier client / fournisseur.
Création d'une fiche client / fournisseur : encodage manuel
- Ouvrez le signalétique client via "Fenêtres \ Clients" ou "Fenêtres \ Fournisseurs" ou via CTRL+K ou via CTRL+F ou via le bouton dans le ruban ;
- Ajoutez un nouveau client via "Edition \ Ajouter" ou "CTRL+N" ;
- Encodez ses coordonnées (nom, contact, adresse,...) et son régime TVA ("Normal") ;
- Cliquez sur le bouton "Enregistrer et fermer".
- Dans certains cas, Mercator demandera de créer un numéro client de votre choix *
* Numéro client ou ID client / numéro du fournisseur ou ID fournisseur :
Dans les options de Mercator ("Outils \ Options \ Signalétiques"), l'option "Code client/fournisseur automatique" (ID = N_CLI_AUTO ou N_FOU_AUTO) peut être réglée comme suit :
- OUI : numérotation automatique (début du nom + caractères aléatoires)
- NON : saisie manuelle
- CHRONO : code chronologique (dernier n° +1)
- FLASH : idem que CHRONO mais précédé du caractère C pour les clients et F pour les fournisseurs
💡 Pour des raisons de performances, il n'est pas conseillé d'utiliser le mode "chrono".
Création d'une fiche client / fournisseur : avec la carte d'identité électronique (eID)
Cette fonctionnalité nécessite une installation, décrite sur cette page : Via le lecteur de carte à puce ;
L'eID peut être utilisée pour créer facilement des fiches clients / fournisseurs dans les signalétiques, via le bouton "eID Carte d'identité" :
Mercator récupère alors le nom, l'adresse, le numéro de carte, ... et la photo d'identité électronique (⚠️ La conformité avec le RGPD relève de votre responsabilité).
Création d'une fiche client / fournisseur : importer les coordonnées
Mercator se lie à un Web Service du système d'échange d'informations sur la TVA (VIES) des institutions européennes.
De la sorte, via un clic-droit sur le champ "Numéro de TVA" de la fiche "Clients" ou "Fournisseurs", l'option "Importer coordonnées de CheckVatPort" permet de :
- valider ce numéro de TVA : vérifier s'il existe réellement (s'il est attribué à un assujetti) ;
- pour certains pays membres (dont la Belgique), obtenir les coordonnées de l'assujetti.
Focus sur certains champs de la fiche client / fournisseur :
Champ "Régime TVA" :
Normal : (C_REGIME=1) :
- Client / fournisseur national assujetti à la TVA ou non
- Client / fournisseur non-assujetti à la TVA étranger
- Les prix sont encodés hors TVA
TVA Comprise : (C_REGIME=6) - uniquement pour les clients
- Client national assujetti à la TVA ou non
- Client non-assujetti à la TVA étranger
- Les prix encodés sont TVA incluses
Intracommunautaire : (C_REGIME=4) :
- Client / fournisseur assujetti d'un autre pays membre de l'Union Européenne
Imp/Export : (C_REGIME=2) :
- Client / fournisseur assujetti d'un pays ne faisant pas partie de l'Union Européenne
Exonéré : (C_REGIME=3) :
- Client / fournisseur exonéré de TVA
- Par exemple : OTAN, ambassades, consulats, ...
Cocontractant : (C_REGIME=5) :
- Nécessite d'appliquer le régime cocontractant, c'est-à-dire auto-liquider la TVA à payer sur les factures de travaux immobiliers.
- Client / fournisseur assujetti qui porte dans sa propre déclaration la TVA due sur l'opération
- Dans le cas d'un client : si vous effectuez des travaux immobiliers pour un "cocontractant" (en principe, un client assujetti à la TVA), vous ne pouvez pas lui compter de TVA. Vous devez indiquer la mention "autoliquidation" sur vos factures.
💡 Le choix du régime est important car les cases mouvementées de la déclaration TVA dépendant du régime du document de vente et d'achat. Les conséquences d'un mauvais choix peuvent être très importantes.
⚠️ Les indications relatives à la zone "Régime TVA" fournies ci-dessus sont uniquement données à titre informatif. Veuillez vous adresser à votre comptable pour valider vos encodages.
Champ "Délai de paiement" :
Le délai de paiement doit être renseigné en jours (Exemple : 8 ou 30 ou 60 ou …) et peut être éventuellement suivi des lettres :
- F = fin de mois (Exemple : 30F)
- F = fin de mois le ... (Exemple : 30 jours fin de mois le 20 : 30F20)
- F+ = fin de mois + (Exemple : 30 jours fin de mois plus 45 jours : 30F+45)
- D = fin de décade, c'est-à-dire le 10, le 20 et le 30 du mois (Exemple : 10D)
Paramétrer des valeurs par défaut :
Les sous-menus de cette option permettent de déterminer les champs qui doivent être complétés de façon automatique lors de la création d'une nouvelle fiche d'un signalétique (clients, fournisseurs, articles, projets, 4ème signalétique, contacts, comptes généraux, comptes analytiques, immobilisés, prospects, prestataires, emplacements) ainsi que les valeurs associées à ces champs.
Il suffit de compléter les zones avec les valeurs désirées et de valider ensuite l'écran via le bouton enregistrer.
L'accès se fait via "Outils \ Valeurs par Défaut \ Clients / Fournisseurs". Complétez ensuite les champs tels qu'ils devront être présentés par défaut.
⚠️ Si vous utilisez la duplication "Edition \ Dupliquer", les valeurs par défauts ne sont pas prises en compte puisque Mercator duplique les valeurs du client / du fournisseur d’origine.
Import de fichiers dans les signalétiques :
Voir la page "Import de fichiers Excel ou XML dans les signalétiques".
Voir aussi : Comment créer une nouvelle fiche dans un signalétique ?