Om klanten / leveranciers toe te voegen, klikt u op "Bewerken \ Toevoegen" (of CTRL+N) zodra het informatiebestand geopend is.
💡 Bij het opstarten van een dossier, bij de eerste toegang tot het klanteninformatiebestand, plaatst Mercator zich automatisch in toevoegmodus, waardoor u meteen de gegevens voor de eerste klant / leverancier kunt invoeren.
Creatie van een klanten-/leveranciersfiche: manuele ingave
- Open het klanteninformatiebestand via "Vensters \ Klanten" of "Vensters \ Leveranciers" of via CTRL+K of via CTRL+F of via de knop in het lint ;
- Voeg een nieuwe klant toe via "Bewerken \ Toevoegen" of "CTRL+N" ;
- Voer zijn gegevens in (naam, contact, adres,...) en zijn btw-regime ("Normaal") ;
- Klik op de knop "Bewaren en sluiten".
- In sommige gevallen vraagt Mercator om een klantnummer naar keuze te creëren *
* Klantnummer of klant-ID / leveranciersnummer of leverancier-ID:
In de opties van Mercator ("Tools \ Opties \ Bestanden") kan de optie "Automatische klant-/leverancierscode" (ID = N_CLI_AUTO of N_FOU_AUTO) als volgt worden ingesteld:
- JA : automatische nummering (begin van de naam + willekeurige tekens)
- NEE : manuele ingave
- CHRONO : chronologische code (laatste nr + 1)
- FLASH : zoals CHRONO, maar voorafgegaan door C voor klanten en F voor leveranciers
💡 Om performantie-redenen wordt het gebruik van de modus "chrono" afgeraden.
Creatie van een klanten-/leveranciersfiche: via de elektronische identiteitskaart (eID)
Deze functionaliteit vereist een installatie, beschreven op deze pagina: Via de kaartlezer met smartcard ;
Met de eID kan men zeer eenvoudig klanten- of leveranciersfiches aanmaken via de knop "eID Identiteitskaart":
Mercator haalt dan de naam, het adres, het kaartnummer, … en de elektronische pasfoto op (⚠️ De naleving van de GDPR is uw eigen verantwoordelijkheid).
Creatie van een klanten-/leveranciersfiche: importeren van gegevens
Mercator maakt verbinding met een Web Service van het btw-informatiesysteem (VIES) van de Europese instellingen.
Via een rechterklik op het veld "Btw-nummer" in de fiche "Klanten" of "Leveranciers", laat de optie "Naam en adres uit CheckVatPort Importeren" toe om:
- dit btw-nummer te valideren (controleren of het werkelijk bestaat en toegekend is aan een belastingplichtige) ;
- voor bepaalde lidstaten (waaronder België) de gegevens van de belastingplichtige op te halen.
Focus op enkele velden van de klanten-/leveranciersfiche:
Veld "Btw-regime":
Normaal : (C_REGIME=1) :
- Nationale klant/leverancier die btw-plichtig is of niet
- Buitenlandse niet-btw-plichtige klant/leverancier
- Prijzen worden exclusief btw ingegeven
BTW Inbegrepen: (C_REGIME=6) - enkel voor klanten
- Nationale klant btw-plichtig of niet
- Buitenlandse niet-btw-plichtige klant
- Prijzen worden inclusief btw ingegeven
Intracommunautair: (C_REGIME=4) :
- Btw-plichtige klant/leverancier uit een andere EU-lidstaat
Imp/Export: (C_REGIME=2) :
- Btw-plichtige klant/leverancier buiten de EU
Vrijgesteld: (C_REGIME=3) :
- Klant/leverancier vrijgesteld van btw
- Bijvoorbeeld: NAVO, ambassades, consulaten, ...
Medecontractant: (C_REGIME=5) :
- Vereist toepassing van de regeling voor medecontractanten, d.w.z. zelf voldoening van de verschuldigde btw op facturen voor bouwwerkzaamheden.
- De btw wordt door de klant/leverancier zelf aangegeven
- In het geval van een klant: als je bouwwerkzaamheden uitvoert voor een "medecontractant" (in principe een btw-belastingplichtige klant), kun je hem geen btw in rekening brengen. Je moet de woorden "verlegging" vermelden op je facturen.
💡 De keuze van het btw-regime is belangrijk omdat de vakken van de btw-aangifte afhangen van het regime van het verkoop- of aankoopdocument. Een verkeerde keuze kan belangrijke gevolgen hebben.
⚠️ De hierboven vermelde informatie over het veld "Btw-regime" is louter informatief. Raadpleeg uw boekhouder om uw ingaves te valideren.
Veld "Betalingstermijn":
De betalingstermijn moet in dagen worden ingevuld (Bijvoorbeeld: 8 of 30 of 60 of …) en kan gevolgd worden door:
- F = einde van de maand (Voorbeeld: 30F)
- F = einde van de maand op ... (Voorbeeld: 30 dagen einde van de maand op de 20e: 30F20)
- F+ = einde van de maand + (Voorbeeld: 30 dagen einde van de maand plus 45 dagen: 30F+45)
- D = einde van decade, d.w.z. de 10e, 20e en 30e van de maand (Voorbeeld: 10D)
Waarden instellen per standaard:
Via de submenu's van deze optie kan worden bepaald welke velden automatisch ingevuld moeten worden bij het aanmaken van een nieuwe fiche in een informatiebestand (klanten, leveranciers, artikelen, projecten, 4e informatiebestand, contacten, algemene rekeningen, analytische rekeningen, vaste activa, prospecten, dienstverleners, locaties) en welke waarden deze velden moeten krijgen.
Het enige wat je hoeft te doen is de velden invullen met de waarden die je wilt en vervolgens het scherm valideren met de knop Opslaan.
Toegang is via "Tools \ Standaard Data \ Klanten / Leveranciers". Vul vervolgens de velden in zoals ze standaard moeten verschijnen.
⚠️ Indien u gebruikmaakt van duplicatie via "Bewerken \ Dupliceren", worden de standaardwaarden niet toegepast aangezien Mercator de waarden van de oorspronkelijke klant/leverancier dupliceert.
Import van bestanden in de informatiebestanden:
Zie de pagina "Importeren van Excel of XML-bestanden in de informatiebestanden".
Zie ook: Hoe maak ik een nieuwe fiche aan in een informatiebestand?