De Mercator boekhouding heeft de mogelijkheid om automatisch de overdracht van de inkomsten en uitgaven te beheren. Deze functie maakt het mogelijk om de inkomsten en uitgaven vlot maandelijks (of met een ander tijdsschema) te berekenen zonder de niet toe te rekenen delen van deze periode mee te rekenen. Het eenvoudigste gebruik is om het systeem één keer te laten draaien per boekjaar voor de hele duur van dit boekjaar.
De vereenvoudigde boekhoudkundige regeling is als volgt :
Bij het opnemen van een verkoop in de periode van “Juni” (zonder BTW in ons voorbeeld) :
400000 klanten 10000 D
700000 verkopen 10000 C
En van een aankoop in dezelfde periode
604000 Artikels 6000 D
440000 Leveranciers 6000 C
De lijnen 700000 en 604000 zullen betrekking hebben op een contract dat begint op 15 juni en eindigt op 15 december van het volgende jaar (duur = 549 dagen).
Aan het einde van “juni” van het eerste jaar zal Mercator automatisch over deze D.V. regularisatie gaan : ze wordt berekend op basis van pro rata temporis, op basis van het aantal dagen. Namelijk :
- (549j - 16j) / 549j * 10000 EUR = 9708.56 EUR
- (549j - 16j) / 549j * 6000 EUR = 5825.14 EUR
700000 Verkopen 9708.56 D
493000 Uitgestelde baten 9708.56 C
604000 Artikels 5825.14 C
490000 Uitgestelde kosten 5825.14 D
De bedragen die ook uiteindelijk erkend zullen worden op 30 juni van het jaar 1 in de boekhouding zijn :
Verkopen : 10000 - 9708.56 = 291.44 EUR
Artikels : 6000 - 5825.14 = 174.86 EUR
Op het einde van de “juli” periode zal Mercator automatisch over deze D.V. regularisatie gaan, die begint met de omkering van de vorige D.V. en gaat verder met de uitvoering van de pro rata temporis voor juli :
- (549j - 47j) / 549j * 10000 EUR = 9143.90 EUR
- (549j - 47j) / 549j * 6000 EUR = 5486.34 EUR
700000 Verkopen 9708.56 C
493000 Uitstelbare winsten 9708.56 D
604000 Artikels 5825.14 D
490000 Uitstelbare kosten 5825.14 C
700000 Verkopen 9143.90 D
493000 Uitstelbare winsten 9143.90 C
604000 Artikels 5486.34 C
490000 Uitstelbare kosten 5486.34 D
De bedragen die uiteindelijk erkend zullen worden op 31 juli in de boekhouding :
Verkopen : 10000 - 9143.90 = 856.10 EUR
Artikels: 6000 - 5486.34 = 513.66 EUR
En zo verder tot de einddatum wordt bereikt en de 10000 EUR en 6000 EUR integraal worden opgenomen.
Bovenop deze boekingen voert Mercator automatisch de afpunting van de omkeringen met de overeenstemmende elementen van de vorige D.V. van de regularisatierekeningen uit.
Concrete toepassing van deze functie :
Het systeem houdt rekening met de lijnen aan- en verkoop waarvoor online een startdatum (REGUL_DEB) en een einddatum (REGUL_FIN) werd bepaald. Aangezien dit op lijn niveau wordt aangegeven is het mogelijk om :
- Verschillende eind en start data bij te houden voor één enkele boeking
- Bepaalde boekingslijnen uit te sluiten die niet in aanmerking komen voor regularisatie (vb. verzendkosten die onmiddellijk ten laste worden genomen)
Aan het einde van de periode moet men het menu “Boekhouding / Jaarrekening / Regularisatie D.V.” uitvoeren om het automatisch genereren van de D.V, zoals hierboven beschreven, op gang te brengen. Als er een eerdere D.V. wordt gevonden door Mercator zal er een dialoogvenster tevoorschijn komen om te controleren of er rekening wordt gehouden met alle tussenliggende boekjaren (niet over de periode gaan).
Het is onmogelijk om regularisatie D.V.’s te genereren als er één of meerdere latere D.V.’s bestaan of als de overeenkomstige periode qua D.V. gesloten is. Als daartegenover een D.V. over een periode die al vroeger aangemaakt is, wordt aangemaakt, dan stelt Mercator voor om deze D.V. te verwijderen . Het is mogelijk om één of meerdere D.V. regularisaties te verwijderen bij het activeren van de functie en “Annuleren” te kiezen bij het selecteren van het journaal.
Wanneer een D.V. een bepaalde periode gepasseerd is, is het onmogelijk om aankopen of verkopen die dezelfde periode beïnvloeden te coderen. Verwijder indien nodig de al gegenereerde D.V’s langs de hierboven genoemde weg en na het coderen van de verkoop / aankoop regenereer de D.V. regularisaties.
De informatie van de analytische boekhouding over de kosten en opbrengst rekeningen worden in aanmerking genomen. Daartegenover is dat niet het geval bij de regularisatie rekeningen.
Een regularisatie D.V. kan nooit worden aangepast. Daartegenover is het altijd mogelijk, met de hierboven beschreven werkwijze, de regularisatie D.V. te verwijderen als deze behoren tot een niet afgesloten periode.
Het commentaar van elke lijn bevat de coördinaten van de oorspronkelijke boeking, waarvan het lijnnummer in een breuk het aantal dagen uitdrukt om de pro rata te berekenen. De noemer is het totaal aantal dagen voor die lijn. De teller is het aantal dagen die worden overgedragen.
Om deze functie in te schakelen, moet men:
- Beschikken over een code van de 8.5 versie of later
- De boekhouding in de Aruba geactiveerd hebben of een Majuro versie gebruiken
- Voeg deze velden toe in de database:
- PIEDS_C.REGUL_DEB DateTime
- PIEDS_C.REGUL_FIN DateTime
- LIGNES_C.REGUL_DEB DateTime
- LIGNES_C.REGUL_FIN DateTime
- LIGNES_C.ID_REGUL Char(30)
- Zorg ervoor dat het veld LIGNES_C.COMMENTAIR op zijn minst een lengte heeft van 50
- Voltooi de optie “Boekhouding / Boekhoudrekening over te dragen” door een algemene rekening aan te duiden (in de Belgische wetgeving : 490000)
- Voltooi de optie "Boekhouding / Boekhoudrekening over te dragen" door een algemene rekening aan te duiden (in de Belgische wetgeving : 493000)
- Indien u wenst duid u deze 2 rekeningen als afpuntbaar aan
- Maak een boekhoudkundige D.V. sequentie met ”Regularisatie" als sub-type
- Voeg in de (in- en verkoop) boekhoud sequenties de kolommen REGUL_DEB en REGUL_FIN
- Actualiseer de indexen op de toegevoegde velden : (Als deze operatie niet op voorhand wordt uitgevoerd zal deze automatisch worden gestart bij de eerste oproep van de functie. Dit kan echter lang duren, wat de gebruiker kan verwarren)
- Voer de verificatie van de SQL-database structuur uit in de geavanceerde tools
alter table PIEDS_C add REGUL_DEB DateTime not null default '19000101'
alter table PIEDS_C add REGUL_FIN DateTime not null default '19000101'
alter table LIGNES_C add REGUL_DEB DateTime not null default '19000101'
alter table LIGNES_C add REGUL_FIN DateTime not null default '19000101'
alter table LIGNES_C add ID_REGUL char(30) not null default ''