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Centralisation de la gestion commerciale : journal de caisse automatique

0000002930     -      09/10/2019

Mercator 10.6 ou ultérieur permet la génération automatique d'un journal de caisse lors de la centralisation des documents de la gestion commerciale. Ceci vient en complément de la génération automatique d'O.D. de paiements liées à ces mêmes documents. L'avantage de ce journal de caisse automatique est qu'il reprend toutes les opérations effectuées sur le mode de paiement "cash" : 

  • Différences en ouverture de caisse
  • Dépôt en caisse
  • Recettes via les documents clients
  • Sorties via les documents fournisseurs
  • Remises en banque
  • Différences en clôture de caisse

Pour activer cette fonctionnalité, il faut compléter le tableau de paramétrage via "Outils / Paramètres / Journaux de Caisse". Il est probablement nécessaire de créer au préalable un ou plusieurs journaux comptables de caisse (type = financier), correctement reliés à un compte général de caisse (en législation belge 580, en législation luxembourgeoise 516)

Ce tableau reprend une ligne par journal de caisse à automatiser. Chaque journal peut être relié à un ou plusieurs tiroirs. Pour cela, il suffit de placer une liste de numéros de tiroirs séparés par une virgule dans la seconde colonne. Si la notion de tiroir n'est pas utilisée, alors toutes les opérations sont passées sur le tiroir n° 0 et il suffit de mentionner le chiffre zéro dans cette colonne.

Les colonnes suivantes reprennent respectivement :

  • un compte pour les différences d'ouverture et fermeture de caisse, lorsque ces différences sont au débit
  • un compte pour les différences d'ouverture et fermeture de caisse, lorsque ces différences sont au crédit
  • un compte de virement interne pour les dépôts en caisse
  • un compte de virement interne pour les remises en banque.

Sur une ligne, il est obligatoire de mentionner une valeur dans toutes les colonnes. Dans la première colonne, chaque journal de caisse ne peut apparaître qu'une seule fois.


Une fois le système paramétré, il est important de comprendre que les mouvements en cash seront centralisés dans les journaux de caisse, et non plus dans l'O.D. de paiements, qui subsistera toutefois pour les autres modes de paiements. C'est pour cette raison que Mercator, lors de la sauvegarde de cet écran, peut donner cet avertissement.

Le mode de paiement cash est encore référencé dans l'onglet "Paiements" de certaines séquences !

Si tel est le cas, il faut se rendre dans l'onglet "Paiements" de toutes les séquences de la  gestion commerciale et retirer la ligne correspondant au mode de paiement "cash".

Lors de la centralisation, les écritures dans ces journaux de caisse sont passées simultanément avec les O.D. de paiements. Pour l'utilisateur, le processus de centralisation reste donc inchangé. Les O.D. de paiements contiennent toutes les écritures de paiements, à l'exclusion de tout mouvement sur le mode de paiement cash.

Chaque journal de caisse généré automatiquement est présenté par date. Il reprend de façon chronologique toutes les opérations en cash de cette journée.


Considérations importantes relatives à mise en place du système

 Comme indiqué ci-dessus, le mode de paiement "cash" doit être retiré de tous les onglets "Paiements" de toutes les séquences de la gestion commerciale. Ainsi, le cash n'est plus pris en compte pour la génération de l'O.D. automatique de paiements. 
Ceci peut être fait automatiquement via cette requête SQL (voir notes en bas de page) :

delete from CPTPAIEM where num=1

 Lors de la première sauvegarde de l'écran "Outils / Paramètres / Livres de Caisse", la colonne CENTRALISE (bit) est automatiquement ajoutée à la table des historiques des encaissements (HISCAISS). Ce flag permet de déterminer si une ouverture de caisse, une fermeture de caisse, un dépôt en caisse ou une remise en banque a déjà été pris en compte dans une écriture de journal de caisse automatique. Il est recommandé de mettre ce flag à true pour tous les enregistrements de HISCAISS qui ne devront jamais être centralisés.

update HISCAISS set centralise=1 where date <= '20181231'

 Le solde initial du journal de caisse doit être correct. Il peut être lu en débutant seulement la saisie d'une écriture dans ce journal. Si le solde n'est pas correct, il est nécessaire de saisir dans ce même journal une écriture utilisant un compte de virement interne, amenant le solde correct.


Considérations importantes relatives à la bonne utilisation du système

Un journal de caisse contient une suite chronologique d'écritures liées entre elles par le solde final de l'écriture précédente, qui doit correspondre au solde initial de l'écriture qui la suit. Ceci implique qu'il est essentiel de respecter une stricte utilisation chronologique. 

Il n'est pas possible de ré-intercaler une écriture de caisse au milieu d'une de ces chaînes d'écritures. Dès lors, il convient de mettre en place une stratégie de centralisation rigoureuse, qui ne fera souffrir le système d'aucune rupture chronologique. Nous recommandons d'activer la fonctionnalité "Contrôle des accès de caisse", qui permet d'empêcher la saisie d'un paiement à une date où la caisse a déjà été clôturée.


Notes :

  • Le mode de paiement "cash" est déterminé par l'option "Encodage / Mode paiement cash" (NUMMP_CASH), qui vaut par défaut 1.
  • Le rendu est toujours considéré comme du cash et vient donc en déduction.
  • L'arrondi à 5 cents n'est pas considéré comme du cash mais comme un mouvement sur un mode de paiement à part entière. Il est donc repris dans l'O.D. de paiements et non dans le journal de caisse. (L'arrondi à 5 cents est effectué pour tous les modes de paiements - pas uniquement le cash.)
  • Un journal de caisse doit être créé par devise. On parle toutefois ici de "devise du document". L'encaissement multi-devises (option $) ne requiert pas la création d'une multitude de journaux de caisse, puisqu'il s'agit seulement d'un système de conversion de change rapide, n'ayant pas de conséquence sur la devise du document.
  • Cette fonctionnalité n'est disponible que pour la centralisation vers Mercator comptabilité.