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Domiciliations bancaires

0000002553     -      24/11/2017

Mercator permet de produire des fichiers de domiciliations bancaires selon la norme SEPA (pain.008.001.01). Pour activer cette fonctionnalité :

  • Il faut disposer d'un code d'installation avec le module BANK
  • Ajouter les champs suivants :
    • CLI.C_N_DOM : smallint
    • CLI.C_NUM_DOM : char(14)
    • CLI.C_MAND_DOM : char(35) (numéro de mandat pour la domiciliation)
    • CLI.C_DATE_DOM : dateTime (date de l'établissement du mandat)
    • CLI.C_RCUR_DOM: bit
    • LIGNES_C.NIVDOM : smallint
  • Modifier l'écran clients et ajouter
    • un combobox lié à C_N_DOM. Ce déroulant contiendra le type de domiciliation souhaitée. (Il n'est pas nécessaire de fixer une source de données pour les valeurs du déroulant, celles-ci seront automatiquement attribuées par Mercator)
    • une textbox liée à C_MAND_DOM
    • une textbox liée à C_DATE_DOM

Dans le signalétique clients, il faut aussi veiller à ce que le champ C_NUM_BQE contienne bien le compte bancaire du client au format IBAN + BIC.
Dans "Outils / Paramètres / Comptes Bancaires", onglet "Domiciliations", il faut compléter l'identification SEPA et choisir un code SEPA (B2B ou CORE).

Une fois ces différents éléments correctement implémentés, le sous-menu du menu "Comptabilité / Gestion des débiteurs / Domiciliations" devient opérationnel.

La génération des domiciliations SEPA s'exécute par le menu "Comptabilité / Gestion Débiteurs / Domiciliations / Générer". (Voir le manuel de Mercator pour plus de détails). La seule différence est que le paramètre permettant d'arrondir les dates d'exécution n'est plus pris en compte, puisque le format SEPA permet plusieurs dates d'exécution dans un même fichier.

Notez que dans le format SEPA :

  • le nom du client ne peut être vide
  • le numéro de mandat ne peut être vide
  • la date de mandat doit être spécifiée
  • le compte bancaire du client doit être indiqué au format IBAN : BIC

 

Il convient ensuite de compléter les comptes bancaires qui interviendront dans les domiciliations, via "Outils / Paramètres / Comptes Bancaires". Les informations à pourvoir sont reprises dans l'onglet "Domiciliations". L'extension à indiquer est D80.

Les zones "Journal O.D." et "Compte Virement Interne" ne doivent être complétées que si on souhaite activer la génération automatique d'O.D. lors de l'émission de domiciliations.


Activation des fiches "clients"

Pour activer l'automatisation des domiciliations sur un compte client, il faut compléter son numéro de domiciliation dans sa fiche et changer le statut vers "Domiciliation séparée" ou " Domiciliation groupée".

  • l'option " Domiciliation séparée" permet de produire une domiciliation isolée par écriture comptable sur ce compte client
  • l'option " Domiciliation groupée" permet de ne produire qu'une seule domiciliation reprenant diverses écritures comptables pour ce client

Lorsqu'un statut est passé de "Aucune domiciliation" vers une autre valeur, Mercator proposera de marquer les transactions existantes pour ce client comme étant déjà traitées; ceci jusqu'à une date au choix. De la sorte, les anciennes transactions déjà existantes ne seront plus proposées lors de la génération automatique de domiciliations.


Génération des domiciliations

La proposition de domiciliations se fait par le menu "Comptabilité / Gestion des Débiteurs / Domiciliation / Générer". Ceci demande à l'utilisateur deux paramètres :

  • une date maximale pour les échéances : les transactions dont la date d'échéance est antérieure ou égale à cette date seront sélectionnées ;
  • une valeur d'arrondi en jours : cette valeur permet de regrouper dans un même fichier de domiciliations diverses transactions de dates proches. En effet, le format de fichier des domiciliations ne permet qu'une seule date d'exécution pour l'ensemble des domiciliations incluses. (Exemple : arrondi 5 jours = les virements du 10 au 15 du mois seront effectués sur une seule date incluse dans l'intervalle).

La liste des clients apparaît dans la partie supérieure de l'écran. Cette liste ne reprend que les enregistrements compris dans les filtres actifs sur le signalétique "Clients". La liste des postes ouverts du client sélectionné en haut apparaît dans la partie inférieure de l'écran.

Dans la partie supérieure, seul le type de virement (groupé / séparé) peut être modifié. Dans la grille inférieure, le commentaire peut être modifié. Les cases à cocher permettent d'inclure ou d'exclure tel ou tel fournisseur/document. Dans la grille inférieure, il est possible d'exclure définitivement un poste : via clic-droit, suivi de "Exclure Définitivement". Une transaction exclue peut être réinclue via clic-droit, suivi de "Réinclure".

Le bouton "Ajouter ligne" permet d'ajouter une domiciliation dans la proposition. Les paramètres de ce paiement seront saisis manuellement.

Avant la génération effective des virements, un fichier de domiciliations peut être sauvegardé via le bouton "Enregistrer" ou la touche END-FIN. Ce fichier de domiciliations peut être rouvert par le même menu que celui qui permet la génération, en répondant NON à la question demandant si un nouveau calcul doit être effectué.

La génération effective des domiciliations se fait via le bouton "Générer". Cette procédure débute par la sélection du compte en banque qui va être utilisé pour la remise des domiciliations à générer. A cette fin, Mercator présente la liste des différents comptes bancaires pour lesquels l'onglet "Domiciliations" a été complété.

Une fois cet écran validé, Mercator génère de façon effective les domiciliations. La liste des domiciliations ainsi générées est présentée à l'écran.

Si les zones "Journal O.D." et "Compte Virement Interne" des paramètres des comptes bancaires utilisés ont été complétées, alors Mercator génère aussi une O.D. de virement émis. La structure de cette O.D. est la suivante :

580000 Virements interne : Débit X+Y+Z
                         400000 Client 1 : Crédit X 
                         400000 Client 2 : Crédit Y 
                         400000 Client 3 : Crédit Z

Le lettrage des imputations sur les comptes clients sont effectués de façon automatique. De la sorte, lors de l'encodage ultérieur du financier associé au compte bancaire, le crédit global correspondant à ce fichier de domiciliations peut être encodé de façon rapide en contre-passant ce seul montant inscrit sur le compte 580000.

Les domiciliations peuvent être éditées et modifiées aisément via l'écran de détail des domiciliations qui est ensuite présenté à l'utilisateur. Il faut cependant prendre garde par rapport au fait qu'une modification apportée dans cet écran ne sera pas répercutée au niveau de l'O.D. générée de façon automatique par les fonctionnalités ci-dessus décrites.

Le bouton "Lister" permet de visualiser la liste des écritures comptables liées à cette domiciliation.

Dans cet écran, il est possible d'ajouter une nouvelle domiciliation, via le menu "Edition / Ajouter" ou CTRL-N. Ce virement supplémentaire n'aura pas d'incidence au niveau de l'O.D. générée de façon automatique par les fonctionnalités ci-dessus décrites.

Le champ "Référence Fichier" sera utilisé par Mercator pour déterminer le nom du fichier de domiciliations ainsi que sa référence qui apparaîtra dans les extraits de compte. C'est cette référence qui est utilisée comme commentaire pour le compte 580000 lors de la génération automatique d'O.D. Cette référence peut être modifiée librement.

Le ou les fichiers de domiciliations sont produits via simple clic sur le bouton "Générer Fichier" ou "Isabel Go".

Si les domiciliations ne sont pas immédiatement transformées en fichiers bancaires, cette opération peut être effectuée ultérieurement via le menu " Comptabilité / Gestion des débiteurs / Domiciliations / En Cours".

Les anciennes domiciliations qui ont déjà fait l'objet d'une production de fichiers bancaires peuvent être rouvertes via "Comptabilité / Gestion des débiteurs / Domiciliations / Historique".

L'envoi effectif des fichiers bancaires a lieu dans le logiciel fourni par votre banque.

Considérations à propos du statut FIRST-RCUR

  Depuis le 21 novembre 2016, le créancier ne doit plus nécessairement envoyer de FIRST lors du premier encaissement. Autrement dit, le premier encaissement et les suivants peuvent être présentés avec comme séquence RCUR.
Cette gestion (FIRST-RCUR) est donc désactivée à partir de la version 10.1.

Remarques

  • Le VCS, s'il est défini au niveau de la facture client, est bien repris dans le fichier en tant que "référence du créancier". (Le VCS est toutefois ignoré si on effectue une génération groupée de VCS, puisque dans ce cas une domiciliation peut concerner plusieurs factures).
  • Un même fichier XML ne peut pas contenir à la fois des codes B2B et des codes CORE.
  • Le champ C_NUM_DOM doit être présent, même si on n'utilise plus du tout DOM80. Il suffit de le mettre à blanc dans toutes les fiches et de le masquer.

 


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