Quand le paramétrage des rappels a été effectué, la génération des rappels se fait via le menu "Comptabilité / Gestion des Débiteurs / Rappels". Ceci débute par la sélection de la date de référence qui sera utilisée pour déterminer les retards, ainsi que le montant minimum que doit atteindre un rappel pour être pris en considération.
La liste des clients apparaît dans la partie supérieure de l'écran. Mercator ne propose dans cette liste que des clients repris dans le filtre actif sur le signalétique "Client". La liste des postes ouverts du client sélectionné en haut apparaît dans la partie inférieure de l'écran.
Dans la partie supérieure, le niveau de rappel (colonne Niv.) peut être modifié. Il est aussi possible de cocher "Bloquer", si on souhaite bloquer le client lors de la génération des rappels.
Dans la grille inférieure, le niveau de rappel, le montant de l'amende, le montant des intérêts et le commentaire peuvent être modifiés. Les cases à cocher permettent d'inclure ou d'exclure tel ou tel client/document. Dans la grille inférieure, il est possible d'exclure définitivement un poste : via click droit, suivi de "Exclure Définitivement". Une transaction exclue peut être réinclue en changeant son niveau de rappel par une valeur positive.
💡 Pour exclure un client du système de rappels, il suffit de cocher la case à cocher de la fiche client, associée à C_NON_RAP. Eventuellement, il convient d'ajouter cette colonne dans la table CLI et cette case à cocher via le paramétrage de signalétique.
alter table CLI add C_NON_RAP bit not null default 0
💡 Dans la grille inférieure, le menu contextuel permet d'exclure définitivement une ligne. Cela permet d'exclure une facture, une note de crédit, un paiement, ... qui ne doit plus être repris dans les rappels. Le menu contextuel "Réinclure" permet de supprimer l'exclusion de cette ligne.
Avant la génération effective, un fichier de rappels peut être sauvegardé via le bouton "Enregister" ou la touche END-FIN. Ce fichier de rappels peut être rouvert par le menu "Comptabilité / Gestion des Débiteurs / Rappels", en répondant NON à la question demandant si un nouveau calcul doit être effectué.
La génération effective des rappels se fait via le bouton "Générer". Si la case "Prévisualiser" est cochée, les rappels ne seront pas imprimés (sortie imprimante) ou envoyés par mail, mais seulement présentés à l'écran. Dans le cas contraire, les rappels seront imprimés et/ou envoyés par E-mail. L'utilisateur pourra sauvegarder les statuts en fin de processus :
- niveau de rappel au niveau des lignes de transactions correspondant aux postes ouverts clients.
- date et niveau du rappel dans la fiche client.