Wanneer de aanmaningsparameters zijn ingesteld, worden de aanmaningen gegenereerd via het menu "Boekhouding / Beheer van debiteuren / Aanmaningen". Dit begint met de selectie van de referentiedatum die zal worden gebruikt om betalingsachterstanden te bepalen, evenals het minimumbedrag dat een aanmaning moet bereiken om in aanmerking te komen.
De lijst met klanten verschijnt in het bovenste gedeelte van het scherm. Mercator toont in deze lijst enkel klanten die voldoen aan het actieve filter op het informatiebestand “Klant”. De lijst met openstaande posten van de geselecteerde klant wordt weergegeven in het onderste gedeelte van het scherm.
In het bovenste gedeelte kan het aanmaningsniveau (kolom Niv.) worden gewijzigd. Het is ook mogelijk "Blokkeren" aan te vinken indien men de klant wenst te blokkeren tijdens de generatie van de aanmaningen.
In het onderste rooster kunnen het aanmaningsniveau, het boetebedrag, het bedrag van de intresten en de commentaar worden aangepast. De selectievakjes maken het mogelijk om bepaalde klanten of documenten al dan niet op te nemen. In het onderste rooster kan een post definitief worden uitgesloten via rechtermuisklik gevolgd door “Definitief uitsluiten”. Een uitgesloten transactie kan opnieuw worden opgenomen door haar aanmaningsniveau op een positieve waarde te zetten.
💡 Om een klant volledig uit het aanmaningssysteem uit te sluiten, volstaat het om het selectievakje in de klantenfiche aan te vinken dat overeenkomt met C_NON_RAP. Indien nodig moet deze kolom worden toegevoegd aan de tabel CLI, evenals dit selectievakje via de parametrering van het informatiebestand.
alter table CLI add C_NON_RAP bit not null default 0
💡 In het onderste rooster kan via het contextmenu een regel definitief worden uitgesloten. Dit maakt het mogelijk om een factuur, kredietnota, betaling, … uit te sluiten die niet langer in aanmaningen moet worden opgenomen. Het contextmenu “Opnieuw opnemen” maakt het mogelijk deze uitsluiting ongedaan te maken.
Vooraleer de effectieve generatie plaatsvindt, kan een aanmaningsbestand worden opgeslagen via de knop “Opslaan” of met de toets END-FIN. Dit aanmaningsbestand kan opnieuw worden geopend via het menu “Boekhouding / Beheer van debiteuren / Aanmaningen”, door NEE te antwoorden op de vraag of een nieuwe berekening moet worden uitgevoerd.
De effectieve generatie van de aanmaningen gebeurt via de knop "Genereren". Als het vakje "Visualiseren" is aangevinkt, worden de aanmaningen niet afgedrukt (printeruitvoer) of per e-mail verzonden, maar enkel op het scherm weergegeven. In het andere geval worden de aanmaningen afgedrukt en/of per e-mail verzonden. De gebruiker kan aan het einde van het proces de statussen opslaan:
- het aanmaningsniveau op de transactieregels die overeenkomen met de openstaande klantenposten;
- de datum en het aanmaningsniveau in de klantenfiche.