De functionaliteit "Beheer van debiteuren - Aanmaningen" maakt het mogelijk om automatisch klantaanmaningen te genereren. Het gebruik ervan vereist het instellen van enkele algemene opties evenals het bepalen van de aanmaningsparameters.
De algemene opties voor aanmaningen bevinden zich in "Tools / Opties / Boekhouding" :
- Minimumaantal dagen tussen 2 aanmaningen (id = N_JOUR_RAP)
- Maximum aantal aanmaningsniveaus: deze waarde moet tussen 1 en 9 liggen (id = MAX_N_RAPP). De aanmaningsniveaus worden beschouwd als een opbouw in de strengheid van de boodschap: lager niveau = eenvoudige herinnering, eindniveau = ingebrekestelling.
- Minimum bedrag voor aanmaningen (id = MIN_RAPPEL). Uit te drukken in de basisvaluta van het dossier.
- Sorteren per valuta (id = RAP_TRIDEV)
- Submap PDF-aanmaningen (id = SUBDIR_RAP). Enkel indien de PDF-optie aanwezig is.
- Aanmaningen: alleen één straaf (id = AMENDE_1X): bepaalt dat de boete gedefinieerd in de aanmaningsparameters slechts éénmaal per aanmaning wordt toegepast.
- Altijd toegestane betaaltermijn (dagen) (id = DEL_RAPPEL). Hiermee wordt een aantal dagen ingesteld, te tellen vanaf de factuurdatum, waarin de factuur niet als te laat wordt beschouwd, zelfs wanneer de vervaldag is overschreden.
De aanmaningsparameters worden gedefinieerd in "Tools / Setup / Aanmaningen". In dit scherm wordt een nieuwe parameterfiche aangemaakt via het menu "Editie / Toevoegen" of "CTRL-N". Mercator kan onbeperkt veel parameterfiches bevatten.
Een aanmaningsparameterfiche is ofwel van toepassing op alle klanten, ofwel op één specifieke klantencategorie. De klantencategorie wordt geselecteerd in de keuzelijst links bovenaan het scherm. Deze lijst bevat alle beschikbare klantcategorieën. Tijdens de generatie van de aanmaningen worden de parameters aan de klant gekoppeld volgens deze volgorde:
- de categorie 1 van de klant komt overeen met de categorie van de aanmaningsparameters
- de categorie 2 van de klant komt overeen met de categorie van de aanmaningsparameters
- ...
- de categorie van de aanmaningsparameters is leeg.
Het vakje "Actief" bepaalt of het aanmaningsniveau actief is of niet. Zo kan men bijvoorbeeld 3 aanmaningsniveaus beheren voor één klantencategorie en 5 voor een andere categorie. Als een niveau inactief is, worden alle hogere niveaus ook inactief. Als een niveau actief is, worden alle lagere niveaus ook actief.
De boetes worden berekend als een percentage van het bedrag van elke vordering, met een minimum in EUR. De intresten worden berekend op maandbasis, eveneens met een minimum in EUR.
Het veld "Omschrijving" in de rechterbovenhoek van het scherm maakt het mogelijk om tijdens het afdrukken van de aanmaningslijst te controleren welke parameterfiche aan welke klant is gekoppeld.
Het afdrukmodel is volledig aanpasbaar via de rapporteditor van Mercator.
Als het Mercator-dossier de PDF-optie bevat, is het mogelijk om "E-mail" te selecteren als uitvoertype. Dit automatiseert het versturen van de aanmaning per e-mail, gebruikmakend van de e-mailadressen die in de klantenfiche zijn ingevoerd. Deze output kan per niveau worden ingesteld. Zo kan men bijvoorbeeld bepalen dat de aanmaningen van de eerste twee niveaus per e-mail verstuurd worden, en de volgende per post.
Daarnaast verschijnt, indien de PDF-optie beschikbaar is, een extra vakje: "PDF duplicaten". Als dit is aangevinkt, wordt automatisch een PDF-kopie van de aanmaning opgeslagen in het object "Bestandsverkenner" van de betreffende klantenfiche (zelfs indien de aanmaning naar de printer wordt gestuurd). Als de optie "Opslag van informatiebestandsdocumenten" (id = FSQL_SIG) op "SQL" staat, wordt deze PDF-dubbel opgeslagen in de database en toegankelijk via de SQL-bestandsverkenner. Indien men wenst dat de aanmaningen in een submap worden geplaatst, moet de optie "Submap PDF-aanmaningen" (id = SUBDIR_RAP) worden ingevuld met de naam van deze submap.
💡 Het vakje "Facturen bijvoegen" bepaalt of de kopieën van de facturen (en kredietnota’s) die het onderwerp van de aanmaning vormen, als PDF-dubbel worden toegevoegd. Dit vakje is alleen actief indien de aanmaningen per e-mail worden verstuurd.
💡 De keuzelijst "Mail actie" maakt het mogelijk een CRM-actiemodel te selecteren dat zal worden gebruikt voor het versturen van de e-mails. Deze optie is enkel beschikbaar als de CRM-module aanwezig is. Dit is ideaal omdat hierdoor een CRM-actie wordt aangemaakt die aan de klantenfiche is gekoppeld en de aanmaning bevat. Dit maakt een betere opvolging mogelijk.
Zie ook :