La fonctionnalité "Gestion des débiteurs - Rappels" permet de générer de façon automatique les rappels clients. Son utilisation requiert le paramétrage de quelques options générales ainsi que la détermination des paramètres de rappels.
Les options générales des rappels se trouvent dans "Outils / Options / Comptabilité" :
- Nombre de jours minimum entre 2 rappels (id = N_JOUR_RAP)
- Nombre maximum de niveaux de rappels : cette valeur doit être comprise entre 1 et 9 (id = MAX_N_RAPP). Les niveaux de rappels s'entendent comme une gradation dans l'intensité du message de rappel : niveau inférieur = simple rappel, niveau final = mise en demeure.
- Montant minimum rappels (id = MIN_RAPPEL). A exprimer en devise de base du dossier.
- Trier par devises (id = RAP_TRIDEV)
- Sous-répertoire rappels PDF (id = SUBDIR-RAP). Uniquement si l'option PDF est présente.
- Rappels : une seule amende (id = AMENDE_1X) : permet de déterminer que l'amende fixée dans le paramétrage des rappels n'est appliquée qu'une seule fois par rappel.
- Délai paiement toujours autorisé (jours) (id = DEL_RAPPEL). Permet de fixer un nombre de jours compté à partir de la date de la facture durant lequel on considère que la facture n'est pas en retard de paiement même si l'échéance est dépassée.
Les paramètres de rappels se définissent dans "Outils / Paramètres /Rappels". Dans cet écran, une nouvelle fiche de paramètres est créée par la sélection du menu "Edition / Ajouter" ou "CTRL-N". Mercator peut contenir autant de fiches de paramètres que souhaité.
Une fiche de paramétrage de rappel s'adresse tout d'abord, soit à l'ensemble des clients, soit à une catégorie de clients. La catégorie de clients est sélectionnée dans le déroulant se trouvant dans le coin supérieur gauche de l'écran. Ce déroulant reprend les valeurs disponibles pour toutes les catégories clients. Lors de la génération des rappels, les paramètres de rappels seront associés au client dans cet ordre :
- la catégorie 1 du client correspond avec la catégorie du paramétrage de rappel
- la catégorie 2 du client correspond avec la catégorie du paramétrage de rappel
- la catégorie ...
- la catégorie du paramétrage de rappel est vide.
La case à cocher "Actif" permet de déterminer si le niveau de rappel est actif ou pas. De la sorte, il est possible de gérer p. ex. 3 niveaux de rappels pour une catégorie de clients et 5 niveaux pour une autre catégorie. Si un niveau est inactif, tous les niveaux supérieurs seront aussi inactifs. Si un niveau est actif, tous les niveaux inférieurs seront aussi actifs.
Les amendes seront calculées comme un pourcentage sur le montant de chaque créance, avec un minimum en EUR. Les intérêts seront calculés sur base mensuelle, avec un minimum en EUR.
La zone "Libellé" située dans la partie supérieure droite de l'écran permettra, lors de l'édition de la liste de rappel, de vérifier quel paramètre de rappels a été associé à quel client.
Le modèle d'impression est entièrement personnalisable via l'éditeur de rapports de Mercator.
Si le dossier Mercator dispose de l'option PDF, il est possible de sélectionner "E-mail" dans l'option "Sortie". Ceci automatisera l'envoi du rappel par courrier électronique, en utilisant la ou les adresses mails trouvées dans la fiche du client. Cette sortie peut être définie par niveau. De la sorte, il est par exemple possible d'indiquer que les rappels des deux premiers niveaux sont envoyés par courrier électronique tandis que les suivants sont envoyés par courrier postal.
De plus, si cette option PDF est disponible alors une case supplémentaire apparaît : "Duplicatas PDF". Si celle-ci est cochée, une copie PDF du rappel sera automatiquement stockée dans l'objet "Explorateur de fichiers" de la fiche du client correspondant (même si le rappel à une sortie de type "Imprimante"). Si l'option "Stockage des fichiers de signalétiques" (id = FSQL_SIG) vaut "SQL", alors ce duplicata PDF de rappel sera placé dans la base de données et accessible via l'explorateurs de fichiers SQL. Si on souhaite que les rappels soient placés dans un sous-répertoire, il faut compléter l'option "Sous-répertoire rappels PDF" (id = SUBDIR_RAP) avec le nom de ce sous-répertoire.
💡 La case à cocher "Joindre factures" permet de déterminer si les copies des factures (et notes de crédit) faisant l'objet du rappel seront reprises en tant que duplicata PDF. Cette case n'est active que si l'envoi des rappels s'effectue par mail.
💡 Le déroulant "Action mail" permet de sélectionner un modèle d'action du CRM qui sera utilisé pour l'envoi par mail. Il n'est disponible que si l'option CRM est présente. Ce fonctionnement est idéal car il permet de créer une action du CRM lié à la fiche du client et contenant ce rappel. Ce qui permet un suivi de ce rappel.
Voir aussi :