Mercator 10.10 permet d'archiver tous les documents de la gestion commerciale après expiration du délai de conservation légale. Ceci se fait via les outils avancés, "Gestion Commerciales > Archiver Documents". Cette procédure permet d'alléger la base de données. Cette suppression de tous les types de ventes et d'achats conduit à la création d'un mouvement de stock équivalent en quantités. Ceci se matérialise par un transfert de dépôt fictif, dont le numéro est toujours -1. Ce transfert de dépôt reprend une ligne par
- dépôt
- emplacement (si le dossier contient l'option MPLACE)
- article
- lot (si le dossier contient l'option LOT)
Un tel transfert de dépôt ne peut jamais être ouvert dans l'interface de Mercator.
L'archivage se fait toujours pour l'ensemble de documents depuis le début de l'utilisation de Mercator jusqu'à une date sélectionnée par l'utilisateur. Le mouvement de stock sera passé sur cette date.
Si l'option LOT est présente dans Mercator, il est nécessaire que tous les lots sur cette période soient archivés. (Le numéro de lot doit être égal à zéro pour tous les lots mouvementés dans cet intervalle de dates).
Cette suppression n'envoie aucune information dans le système d'audit.
Cette procédure peut exiger un temps d'exécution très considérable (plusieurs heures). Il est recommandé de l'exécuter quand tous les autres utilisateurs ont quitté Mercator. Il n'est pas raisonnable de penser qu'il soit possible de faire fonctionner Mercator normalement sur d'autres postes durant son exécution.
Les fichiers SQL associés à ces documents sont aussi supprimés.
Cette procédure est exécutée après ces message d'avertissements :
- Cette suppression est irréversible. Il est primordial d'effectuer au préalable une copie de sauvegarde. En fonction de vos données et/ou de votre paramétrage, cette suppression pourrait induire une perte de données.
- Confirmez-vous que cette suppression est conforme aux règles comptables et fiscales dans votre pays ?
Il n'existe aucune procédure de désarchivage qui permettrait de récupérer les documents d'origine.
Après exécution de cette procédure, le recalcul des numéros de série (niv. 3) donnera des résultats incorrects pour des numéros de série utilisés sur une période chevauchant la date utilisée ici.