Met Mercator 10.10 kunt u alle documenten uit het commercieel beheer archiveren nadat de wettelijke bewaartermijn is verstreken. Dit gebeurt via de geavanceerde tools, "Commercieel beheer > Archiefdocumenten". Deze procedure maakt het mogelijk de omvang van de databank te beperken. Deze schrapping van alle soorten verkopen en aankopen leidt tot het ontstaan van een in hoeveelheid gelijkwaardige voorraadbeweging. Dit neemt de vorm aan van een fictieve magazijnoverdracht, waarvan het nummer altijd -1 is. Deze transfer tussen magazijnen omvat één regel per:
- magazijn
- locatie (als het bestand de optie MPLACE bevat)
- artikel
- lotnummer (als de map de optie LOT bevat)
Een dergelijke transfer van depot kan nooit worden geopend in de Mercator-interface.
De archivering gebeurt altijd voor de reeks documenten vanaf het begin van het gebruik van Mercator tot een door de gebruiker gekozen datum. De voorraadbeweging zal op deze datum plaatsvinden.
Indien de optie LOT in Mercator aanwezig is, is het noodzakelijk dat alle loten over deze periode worden gearchiveerd. (Het lotnummer moet nul zijn voor alle loten die in dit datumbereik worden verplaatst).
Deze verwijdering stuurt geen informatie naar het audit-systeem.
Deze procedure kan zeer lang duren (meerdere uren). Het wordt aanbevolen om het uit te voeren wanneer alle andere gebruikers Mercator hebben verlaten. Het is niet redelijk om aan te nemen dat Mercator normaal op andere werkstations kan werken terwijl proces doorlopen wordt.
De SQL-bestanden die bij deze documenten horen, worden ook verwijderd.
Deze procedure wordt uitgevoerd na deze waarschuwingen:
- Deze verwijdering is onomkeerbaar. Het is essentieel om vooraf een reservekopie te maken. Afhankelijk van uw gegevens en/of uw instellingen kan deze verwijdering leiden tot gegevensverlies.
- Kunt u bevestigen dat deze schrapping in overeenstemming is met de boekhoudkundige en fiscale regels in uw land?
Er is geen de-archiveringsprocedure om de originele documenten terug te krijgen.
Na het uitvoeren van deze procedure zal de herberekening van serienummers (niveau 3) onjuiste resultaten opleveren voor serienummers die zijn gebruikt in een periode die de hier gebruikte datum overlapt.