1. Généralités
Mercator a la possibilité de centraliser les paiements clients et/ou fournisseurs dans la comptabilité. Pour activer ces fonctionnalités, il faut mettre à OUI les paramètres accessibles via "Outils > Options Echanges Compta" :
- paiements clients
- paiements fournisseurs.
Les dépôts en caisse et les remises en banque ne sont jamais transférés par Mercator vers la comptabilité.
Le transfert des paiements de Mercator se fait sous forme d'opérations diverses (et non sous forme d'écritures financières). Ceci parce que Mercator va générer une opération "multi-modes de paiement", donc "multi-financiers".
Les opérations diverses sont générées pour chaque journée. Une écriture ne comprend donc qu'une et une seule journée. Par contre, si la centralisation d'une même journée est effectuée en plusieurs étapes, Mercator va générer chaque fois une nouvelle O.D. De même, les O.D. relatives aux clients et aux fournisseurs sont aussi distinctes.
Les O.D. ont la structure suivante :
- Pour les paiements clients :
- Débit compte de modes de paiement (par exemple 580001) (Luxembourg : 517001)
- Crédit compte client
- Pour les paiements Fournisseurs :
- Débit compte fournisseur
- Crédit compte de modes de paiement (par exemple 580001) (Luxembourg : 517001)
Les comptes de modes de paiements sont paramétrés via "Outils > Séquences > Ventes ou Achats", onglet "Paiements". Ceci permet d'associer à chaque journal de Mercator (séquence) et à chaque mode de paiement un compte général de contrepartie. Les modes de paiements pour lesquels aucun paiement ne doit être acté en comptabilité (différés, bons d'achats, …) ne doivent PAS être repris dans ce tableau. En standard, nous recommandons l'utilisation de compte de la classe 58 (Luxembourg : 517). Pour des raisons de clarté, nous proposons de retenir pour la dernière position du n° de compte le n° du mode de paiement.
Par exemple donc :
- 580001 (Luxembourg : 517001) : cash
- 580002 (Luxembourg : 517002) : Bancontact, Mister Cash
- 580003 (Luxembourg : 517003) : chèques
- ...
L'option "Regrouper paiements" accessible via "Outils > Options Echange Compta" permet d'activer ou non "l'agglomération" des O.D. générées. Quand cette option est activée, chaque compte (client, fournisseur ou général) n'apparaîtra qu'une seule fois dans chaque O.D. journalière. Dans le cas contraire, le détail de chaque ligne de mouvement est repris dans l'O.D.
Exemple concret
Encodage d'un ticket avec paiement Bancontact (1Tick 250012 – montant 199,99 €)
Facturation des tickets vente comptoir (1Fact 250006 – montant 199,99 €)
Centralisation :
- Génère une facture (1VTIC 250006 – montant 199,99 €)
400000 (Luxembourg : 401100) Cli D 199,99 €
700000 (Luxembourg : 701000) Ventes C 165,28 €
451000 (Luxembourg : 461412) TVA C 34,71 € - Génère une OD de paiement (OD 250006 – montant 199,99 €)
580002 (Luxembourg : 517002) Banc D 199,99 €
400000 (Luxembourg : 401100) Cli C 199,99 €
/!\ La centralisation pourra lettrer automatiquement la facture 1VTIC et le paiement repris dans l'OD.
Encodage du financier (ou récupération des Codas)
550100 (Luxembourg : 513000) Bque D 199,99 € 580002 (Luxembourg : 517002) Banc C 199,99 €
Pour vérifier que Bancontact a bien versé tout ce qu'il doit, il suffit de vérifier le solde du compte 580002 (Luxembourg : 517002).
2. Implications sur la tenue des financiers
La génération d'O.D. automatiques ne dispense pas de la tenue d'un journal de caisse au sens comptable du terme. Ceci sera d'ailleurs le moyen exclusif pour mouvementer le compte 570000 (Luxembourg : 516), dans la mesure où Mercator n'a alimenté que des comptes de classe 58. Par contre, le travail sera considérablement facilité dans la mesure où l'ensemble des paiements clients/fournisseurs sont déjà inscrits dans le compte 580001 (Luxembourg : 517001).
Ainsi, une écriture type dans le journal de caisse pourrait être :
- 580000 (Luxembourg : 517000) Dépôt en caisse + 500,00
- 580001 (Luxembourg : 517001) Paiements cli / fou de la journée + 8,29
- 580000 (Luxembourg : 517000) Remise en banque - 400.00
L'encodage des autres financiers se fera selon le même principe. (reprise Bancontact dans les extraits de compte bancaires).
3. Contrôle de l'adéquation des paiements entre Mercator et la comptabilité
Afin de contrôler l'exactitude de la centralisation des paiements de Mercator vers la comptabilité, nous proposons la procédure suivante :
- pour 1 journée, imprimer l'historique des encaissements détaillés (cf. menu "Gestion")
- dans la comptabilité, localiser dans le journal d'O.D. financière (par exemple FIN), la ou les écritures correspondant à cette même journée
- les montants entre les 2 documents doivent être identiques, eu égard aux exceptions suivantes :
- les modes de paiements "différés", "bon d'achats", … ne passent pas en comptabilité, puisque ceci ne correspondant pas à des paiements au sens comptable du terme
- les "dépôt en caisse" et "sortie de caisse" ne passent pas en comptabilité
Comme la bonne gestion veut que cet "historique des encaissements" soit imprimé chaque jour lors de la clôture de caisse, il est très aisé de procéder à ce contrôle en fin de mois, par exemple.
Information complémentaire : Centralisation de la gestion commerciale : journal de caisse automatique