1. Algemene principes
Mercator kan de betalingen van klanten en/of leveranciers centraliseren in de boekhouding. Om deze functies te activeren, moeten de parameters onder "Tools > Opties > Verbinding Boekhouding":
- Betalingen klanten
- Betalingen leveranciers.
De stortingen in contanten en bankoverschrijvingen worden nooit door Mercator naar de boekhouding overgezet.
De overdracht van betalingen vanuit Mercator gebeurt in de vorm van diverse verrichtingen (en niet in de vorm van financiële boekingen). Dit omdat Mercator een verrichting zal genereren met "meerdere betaalwijzen", dus "meerdere financiers".
De diverse verrichtingen worden per dag gegenereerd. Een boeking bevat dus maar één enkele dag. Als de centralisatie van eenzelfde dag in meerdere stappen wordt uitgevoerd, zal Mercator telkens een nieuwe D.V. genereren. Eveneens zijn de D.V. met betrekking tot klanten en leveranciers afzonderlijk.
De D.V. hebben de volgende structuur:
- Voor klantbetalingen:
- Debet rekening betaalwijzen (bijvoorbeeld 580001) (Luxemburg: 517001)
- Credit klantrekening
- Voor leveranciersbetalingen:
- Debet leveranciersrekening
- Credit rekening betaalwijzen (bijvoorbeeld 580001) (Luxemburg: 517001)
De rekeningen voor betaalwijzen worden ingesteld via "Tools > Sequenties > Verkopen of Aankopen", tabblad "Betalingen". Dit maakt het mogelijk om aan elk Mercator journaal (sequentie) en aan elke betaalwijze een tegenrekening te koppelen. De betaalwijzen waarvoor geen boeking in de boekhouding moet gebeuren (uitgestelde betalingen, aankoopbons, …) mogen NIET in deze tabel opgenomen worden. Standaard raden we het gebruik van een rekening uit klasse 58 aan (Luxemburg: 517). Voor de duidelijkheid raden we aan om op de laatste positie van het rekeningnummer het nummer van de betaalwijze te zetten.
Bijvoorbeeld:
- 580001 (Luxemburg: 517001): cash
- 580002 (Luxemburg: 517002): Bancontact, Mister Cash
- 580003 (Luxemburg: 517003): cheques
- ...
De optie "Groeperen Betalingen" onder "Tools > Opties > Verbinding Boekhouding" maakt het mogelijk om de "samentrekking" van de gegenereerde D.V. te activeren of niet. Wanneer deze optie geactiveerd is, verschijnt elke rekening (klant, leverancier of algemeen) slechts één keer in elke dagelijkse D.V. In het andere geval wordt het detail van elke mutatielijn opgenomen in de D.V.
Concreet voorbeeld
Invoer van een ticket met betaling Bancontact (1Tick 250012 – bedrag 199,99 €)
Facturatie van de verkooptickets (1Fact 250006 – bedrag 199,99 €)
Centralisatie:
- Genereert een factuur (1VTIC 250006 – bedrag 199,99 €)
400000 (Luxemburg: 401100) Klant D 199,99 €
700000 (Luxemburg: 701000) Verkoop C 165,28 €
451000 (Luxemburg: 461412) BTW C 34,71 € - Genereert een DV betaling (DV 250006 – bedrag 199,99 €)
580002 (Luxemburg: 517002) Bank D 199,99 €
400000 (Luxemburg: 401100) Klant C 199,99 €
/!\ De centralisatie kan automatisch de factuur 1VTIC en de betaling in de DV afpunten.
Invoer van de financiële boeking (of verwerking van de Codas)
550100 (Luxemburg: 513000) Bank D 199,99 € 580002 (Luxemburg: 517002) Bank C 199,99 €
Om te controleren dat Bancontact alles heeft gestort wat verschuldigd is, volstaat het om het saldo van rekening 580002 (Luxemburg: 517002) na te kijken.
2. Implicaties voor het bijhouden van financiële gegevens
Het genereren van een automatische D.V. betekent niet dat u geen kasjournaal hoeft bij te houden in de boekhoudkundige zin. In feite zal dit de enige manier zijn om de 570000 rekening (Luxemburg: 516) te boeken, voor zover Mercator alleen klasse 58 rekeningen heeft ingevoerd. Aan de andere kant zal het werk aanzienlijk eenvoudiger zijn als alle betalingen van klanten/leveranciers al zijn geboekt op rekening 580001 (Luxemburg: 517001).
Zo kan een typische boeking in het kasjournaal zijn:
- 580000 (Luxemburg: 517000) Kasstorting + 500,00
- 580001 (Luxemburg: 517001) Klant-/lev. betalingen vd dag + 8,29
- 580000 (Luxemburg: 517000) Bankstorting - 400.00
De invoer van andere financiële journalen gebeurt volgens hetzelfde principe. (bv. Bancontact-transacties in de bankuittreksels).
3. Controle van de overeenstemming van betalingen tussen Mercator en de boekhouding
Om de juistheid van de centralisatie van betalingen van Mercator naar de boekhouding te controleren, stellen wij de volgende procedure voor:
- voor 1 dag, het gedetailleerde ontvangstenoverzicht afdrukken (cf. menu "Beheer")
- in de boekhouding, in het journaal van de financiële D.V. (bijvoorbeeld FIN), de boeking(en) terugvinden die overeenkomen met diezelfde dag
- de bedragen in de 2 documenten moeten identiek zijn, met inachtneming van de volgende uitzonderingen:
- betaalwijzen "uitgesteld", "aankoopbons", … worden niet in de boekhouding geboekt, aangezien dit geen betalingen zijn in boekhoudkundige zin
- "kasstorting" en "kasuitgave" worden niet in de boekhouding geboekt
Omdat een goede werking vereist dat dit "ontvangstenoverzicht" elke dag bij de kassasluiting wordt afgedrukt, is het heel eenvoudig om deze controle bijvoorbeeld aan het eind van de maand uit te voeren.
Aanvullende informatie: Centralisatie van het commercieel beheer: automatisch kasjournaal