Mercator 12.0 ou ultérieur offre une fonctionnalité de facturation a posteriori des tickets de caisse. Elle répond à ce besoin métier : en fin de période (mois, année, ...), un client revient avec quelques tickets et demande qu'une facture lui soit établie. Il est possible qu'une partie de ces tickets aient déjà fait l'objet d'une facture globale établie sur le client comptoir et que d'autres tickets soient encore au stade "livraison" (donc, en attente de facturation). Ceci demande un traitement particulier afin de ne pas augmenter artificiellement le chiffre d'affaire, ni altérer la caisse du jour lorsque ce n'est pas nécessaire.
Ce qui est décrit ici ne doit pas être confondu avec la facturation automatique des livraisons. Dans la fonctionnalité documentée ici, une seule facture est produite.
Pour installer ceci, il est nécessaire au préalable d'activer la conservation des originaux des livraisons pendant la facturation automatique sur les ventes (PIEDS_V_ORI). Ensuite, il faut exécuter ce script SQL :
alter table PIEDS_V_ORI add DATE_RECEIPT_INVOICED date not null default '19000101'
create index DATE_RECEIPT_INVOICED on PIEDS_V_ORI(DATE_RECEIPT_INVOICED)
Cette colonne contiendra la date de facturation d'un ticket préalablement facturé sur le client comptoir via la facturation automatique des livraisons.
La fonctionnalité est accessible via le menu "Gestion > Facturation Tickets". Une boîte de dialogue demande alors la sélection de deux séquences :
- Journal tickets : la séquence de livraison correspond aux tickets que l'on souhaite facturer. Cette séquence doit obligatoirement référencer un client comptoir par défaut (dans la zone "Tiers" de l'onglet "Evénements"). Ceci permettra d'identifier le client comptoir à prendre en considération.
- Journal factures : la séquence de factures à utiliser lors de la création d'une facture.
Ensuite, il convient de saisir un ou plusieurs numéros de ticket dans la grille. Dès qu'un ticket effectué sur un client nominatif est rencontré, le nom de ce client s'affiche automatiquement et il n'est plus possible de sélectionner des tickets associés à un autre client (sauf le client comptoir). Un lecteur de code-barres peut être utilisé pour effectuer cette saisie de numéros. Les lignes vides sont simplement ignorées. La boîte de dialogue peut être fermée via la touche "end" (et non "enter", ce qui permet l'utilisation du lecteur de code-barres).
Si un ticket a déjà été facturé sur un client nominatif via la facturation automatique des livraisons, la sélection de ce ticket n'est plus possible puisqu'une facture finale a déjà été établie. Parmi les tickets déjà facturés via le regroupement automatique, seuls sont éligibles les tickets facturés sur le client comptoir.
Tous les tickets sélectionnés doivent être sur le même dépôt, établis dans la même devise et avec un régime identique. Le cas échéant, Mercator donne un message indiquant le rejet d'un ticket qui ne répond pas à ces critères.
Si tous les tickets sélectionnés avaient été établis sur le client comptoir, lors de la validation de cette boîte de dialogue, Mercator demande à l'utilisateur de sélectionner un client nominatif. (A ce moment, il n'est plus possible d'ajouter des numéros de ticket).
Traitements
En ce qui concerne les tickets non encore facturés, le processus en place est strictement identique à la transformation du premier ticket en facture, et la transformation des autres tickets en mode "transformation vers document déjà ouvert". Cela n'implique aucun traitement particulier en ce qui concerne le chiffre d'affaire et la caisse. Mercator fonctionne selon ses comportements habituels.
En revanche, pour les tickets déjà facturés sur le client comptoir, Mercator va créer un ticket de caisse négatif, reprenant des lignes identiques, mais avec la quantité portée en négatif. Ceci assure que le chiffre d'affaire ne varie pas.
En ce qui concerne la caisse, il est tout d'abord nécessaire de créer un mode de paiement spécifique, nommé par exemple "Facturation tickets". Il est recommandé de le mettre immédiatement en sommeil afin qu'il ne soit pas utilisé dans un autre contexte. Si on ne souhaite pas créer un mode de paiement spécifique, on peut aussi utiliser un mode de paiement "différé". Ce mode de paiement doit être référencé par son numéro dans l'option "Encodage / Mode paiement facturation tickets" (id = NUMMP_FACT).
Mercator reprendra alors le montant total des lignes déjà facturées, sur ce mode de paiement,
- en positif dans la facture,
- en négatif dans le ticket négatif.
En conséquence, la caisse du jour de l'édition de la facture n'est pas altérée. Si, comme recommandé ci-dessus, un mode de paiement spécifique a été créé, son solde en caisse est toujours nul.
Ce ticket négatif porte la même date que la facture générée. Dans la référence, il indique la mention "Négatif de" suivie du journal et du numéro de la facture.
Attention
Dans ce type de facturation, les fonctionnalités liées à la carte de fidélité sont désactivées (car la carte de fidélité a été mouvementée via les tickets d'origine).
Le client comptoir est identifié via la séquence. Il est donc vivement déconseillé de modifier ce client comptoir lorsque ce système est utilisé.
Si on souhaite faire des factures depuis plusieurs séquences de tickets, ou concernant différents dépôts, régimes ou devises, il faudra établir autant de factures différentes.
Il est recommandé de ne modifier, ni les factures générées via ce système, ni les éventuels tickets négatifs associés.