Mercator 12.0 of later biedt de mogelijkheid om kassatickets achteraf te factureren. Deze functionaliteit speelt in op de volgende praktijk: aan het einde van een periode (maand, jaar, ...) komt een klant terug met enkele tickets en vraagt om een factuur op naam. Het is mogelijk dat een deel van deze tickets reeds in een globale factuur op de kassaklant werd verwerkt en dat andere tickets nog in de status "levering" staan (en dus nog niet gefactureerd zijn). Dit vereist een specifieke verwerking om de omzet niet kunstmatig te verhogen en om geen impact te hebben op de dagkassa als dat niet nodig is.
Wat hier beschreven wordt, moet niet worden verward met de automatische facturatie van leveringen. In de hier besproken functionaliteit wordt één enkele factuur gegenereerd.
Om dit te installeren, moet eerst het bewaren van de originele leveringen tijdens automatische verkoopfacturatie geactiveerd worden (PIEDS_V_ORI). Vervolgens dient dit SQL-script uitgevoerd te worden:
alter table PIEDS_V_ORI add DATE_RECEIPT_INVOICED date not null default '19000101'
create index DATE_RECEIPT_INVOICED on PIEDS_V_ORI(DATE_RECEIPT_INVOICED)
Deze kolom bevat de facturatiedatum van een ticket dat eerder reeds gefactureerd werd via automatische leveringsfacturatie op de kassaklant.
De functionaliteit is toegankelijk via het menu "Beheer > Facturatie Tickets". Een dialoogvenster vraagt vervolgens twee sequenties te selecteren:
- Ticketjournaal : de leveringssequentie die overeenkomt met de te factureren tickets. Deze sequentie moet verplicht een standaard kassaklant bevatten (in het veld "Derde persoon" van het tabblad "Evenementen"). Zo wordt de kassaklant geïdentificeerd.
- Factuurjournaal : de factuursequentie die gebruikt wordt bij het aanmaken van de factuur.
Daarna kunnen één of meerdere ticketnummers ingevoerd worden in het rooster. Zodra een ticket op naam van een klant wordt herkend, verschijnt automatisch de naam van deze klant en is het niet meer mogelijk om tickets te selecteren van andere klanten (behalve de kassaklant). Een barcodescanner kan gebruikt worden om deze nummers in te voeren. Lege lijnen worden genegeerd. De dialoog wordt afgesloten met de toets "end" (en niet "enter", zodat een barcodescanner gebruikt kan worden).
Als een ticket reeds gefactureerd werd op een klant via automatische leveringsfacturatie, kan het niet meer geselecteerd worden aangezien er reeds een eindfactuur bestaat. Van de reeds gefactureerde tickets via automatische groepering zijn enkel tickets op de kassaklant toegelaten.
Alle geselecteerde tickets moeten afkomstig zijn van hetzelfde depot, in dezelfde munt en met hetzelfde btw-regime. Indien niet, geeft Mercator een foutmelding voor het betreffende ticket.
Indien alle geselecteerde tickets werden opgemaakt op de kassaklant, vraagt Mercator bij bevestiging van het dialoogvenster om een klant op naam te selecteren. (Vanaf dat moment kunnen er geen ticketnummers meer worden toegevoegd).
Verwerking
Voor tickets die nog niet gefactureerd zijn, verloopt het proces identiek aan het omzetten van een eerste ticket in een factuur en de overige tickets als "omzetting naar reeds geopend document". Er is geen speciale verwerking nodig voor omzet of kassa. Mercator werkt zoals gewoonlijk.
Voor tickets die reeds op de kassaklant zijn gefactureerd, zal Mercator een negatief kassaticket aanmaken met identieke lijnen, maar negatieve hoeveelheden. Dit garandeert dat de omzet niet verandert.
Wat de kassa betreft, is het noodzakelijk om een specifieke betaalwijze aan te maken, bijvoorbeeld "Facturatie tickets". Het is aanbevolen deze meteen in slaapstand te zetten zodat ze niet elders gebruikt wordt. Als men geen specifieke betaalwijze wil aanmaken, kan ook een "uitgestelde" betaalwijze gebruikt worden. Deze moet via zijn nummer worden vermeld in de optie "Ingave / Facturatie tickets betaalwijze" (id = NUMMP_FACT).
Mercator neemt dan het totaalbedrag van de reeds gefactureerde lijnen over,
- positief in de factuur,
- negatief in het negatieve ticket.
Daardoor blijft de dagkassa op de factuurdatum onaangepast. Indien zoals aanbevolen een specifieke betaalwijze is aangemaakt, blijft het saldo ervan altijd nul.
Dit negatieve ticket krijgt dezelfde datum als de gegenereerde factuur. In de referentie verschijnt de vermelding "Negatief van" gevolgd door het journaal en nummer van de factuur.
Opgelet
In deze facturatiemethode zijn de klantenkaartfunctionaliteiten uitgeschakeld (de punten zijn al toegekend bij de oorspronkelijke tickets).
De kassaklant wordt geïdentificeerd via de sequentie. Het wordt sterk afgeraden om deze klant aan te passen zodra dit systeem in gebruik is.
Indien men facturen wil maken vanuit meerdere ticketsequenties of voor verschillende depots, regimes of munten, moeten er evenveel afzonderlijke facturen aangemaakt worden.
Het wordt afgeraden om de via dit systeem gegenereerde facturen of de bijhorende negatieve tickets nog te wijzigen.