Facturen bevatten vaak opmerkingen in hun inhoud. Dit gebeurt in de vorm van vrije informatie die is ingevoerd in de omschrijvingskolom, met of zonder een bijbehorend artikel. Het e-factuurformaat biedt een specifieke syntaxis voor het verzenden van deze opmerkingen in het cbc:Note-veld van het document of de factuurregels.
Ter herinnering: dit cbc.Note-veld is optioneel, maar als het aanwezig is, kan het maar één keer op dezelfde plaats voorkomen.
Het is gebruikelijk om opmerkingen door te geven in de vorm van artikelen, met een hoeveelheid van nul, een prijs van nul en een btw-tarief van 0%. We kunnen deze aanpak alleen maar afraden, omdat het de e-factuurstandaard (momenteel BIS3) niet toepast zoals deze is ontworpen. In absolute zin zou een ontvanger van een factuur deze kunnen weigeren omdat deze een niet-herkend artikel bevat dat geen deel uitmaakt van de bestelling of levering waarmee hij deze factuur probeert te reconstrueren.
Mercator 11.0 of later bevat een mechanisme voor het beheren van opmerkingen, waardoor het gemakkelijker wordt om ze op de juiste plaats in het XML-document te plaatsen. Om deze functionaliteit te installeren, moet u de kolom EINVOICE_NOTE toevoegen aan de tabel LIGNES_V en deze constraint :
alter table LIGNES_V add EINVOICE_NOTE bit not null default 0
alter table LIGNES_V add constraint CHECK_EINVOICE_NOTE check (((einvoice_note=1) and (total=0)) or (einvoice_note=0))
Deze extra kolom wordt gebruikt om Mercator aan te geven dat een regel waarvan de waarde 1 (waar) is, een opmerking is, ongeacht of deze regel is gekoppeld aan een artikel of niet. Deze kan handmatig worden ingevuld door een kolom toe te voegen in de LinesEditor of door code (bijvoorbeeld in BillingEngine.BeforeSave).
Het werkt als volgt:
- Alle eerste regels bovenaan het document (vanaf de eerste) waarvoor einvoice_note=1 geldt, worden beschouwd als een documentnota. De inhoud ervan wordt geplaatst in cbc:Note onder het Invoice of CreditNote root element.
- Regels die onder een artikelregel worden geplaatst (direct eronder) en waarvoor einvoice_note=1 wordt beschouwd als een regelnotitie. De inhoud ervan wordt geplaatst in cbc:Note van de bovenliggende cac:InvoiceLine of cac:CreditNoteLine.
- Postregels waarvoor einvoice_note=1 geldt, moeten altijd een nultotaal hebben. Ze worden niet opgenomen als InvoiceLine of CreditNoteLine.
- Commentaarblokken worden geïdentificeerd door de opeenvolging van regels waar einvoice_note=1 is. Zodra einvoice_note=0 op een regel verschijnt, beschouwt Mercator het commentaarblok als compleet. Alleenstaande regels (die niet bovenaan het document staan of niet grenzen aan een artikelregel worden genegeerd).
In dit voorbeeld zal de factuur in XML-formaat 2 regels bevatten (die overeenkomen met de MFACT- en MSHOP-items). En de opmerkingen worden als volgt geplaatst:
- In cbc:Notitie onder de Factuurbasis
- In cac:InvoiceLine n°1, veld cbc:Note
- In cac:InvoiceLine n°2, veld cbc:Note
Opmerking: standaard wordt het veld PIEDS_V.NOTE1, als het bestaat en niet leeg is, in het veld cbc:Note in de document root geplaatst. Als dit het geval is, wordt de inhoud van blok 1 gewoon samengevoegd onder de inhoud van NOTE1.