Mercator 11.0 : Lot de 5 nouveautés à votre disposition en comptabilité

Introduction

Mercator évolue et vous apporte un lot de cinq nouveautés en comptabilité. Il facilitera votre utilisation quotidienne de la solution et vous permettra de gagner un temps précieux !

Partons à sa découverte.

Affichage du lettrage dans l’historique de la gestion commerciale

La première nouveauté concerne le lettrage qui peut désormais s'afficher directement depuis l'historique de la gestion commerciale. Elle s'applique aux factures et aux notes de crédit, côté vente comme côté achat.

En comptabilité, le lettrage permet de faire le lien entre un document (facture ou note de crédit) et son règlement. Ainsi, il vous donne une vue claire sur son statut. Par exemple, en un coup d'œil, vous pouvez distinguer facilement les factures client toujours en suspens de celles qui sont partiellement ou totalement réglées.

Jusqu’ici, ce lettrage n’était visible que depuis Mercator Comptabilité. Aujourd’hui, vous pouvez l’afficher depuis votre gestion commerciale avec un simple paramétrage. Une colonne supplémentaire s’ajoutera reprenant le statut du lettrage document par document. Plus besoin de consulter les historiques comptables pour l'obtenir !

Pour rappel, voici les différentes valeurs que peut prendre cette colonne :

• "L" en majuscule et en vert et en gras si le lettrage est complet
• "l" si le lettrage est partiel
• "vide" si le document n’a fait l’objet d’aucun lettrage

Pour aller plus loin

Liaison d'un paiement client à un document de gescom sans écriture comptable correspondante

Vous pouvez désormais lier des paiements clients à des documents de la gestion commerciale n'ayant pas d'écriture correspondante en comptabilité.

Cette reconnaissance se fait sur base de la génération automatique d'un VCS (virement à communication structurée) belge ou européen. Elle existait déjà dans Mercator mais se limitait aux factures. A présent, elle est réalisable sur tout type de ventes de la gescom, comme un brouillon ou un devis.
Exemple : lors de la récupération des fichiers CODA (extraits de compte codifiés) en comptabilité, Mercator reliera le paiement d'un acompte à une commande de gescom même si la facture n’a pas encore été créée et centralisée en comptabilité. Ensuite, une fois centralisée, cette information pourra être utilisée lors du lettrage.

Ceci permet de mieux intégrer les données de la gestion commerciale à celles de la comptabilité, en simplifiant notamment la réconciliation entre paiements et documents.

Comment faire :

1   La génération automatique de VCS se configure par séquence de la gestion commerciale, via le menu Outils > Séquences > Ventes-Achats en utilisant les cases à cocher disponibles dans l'onglet "Paramètres" :

2   Pour que cela fonctionne, il faut ensuite utiliser la ou les nouvelles méthodes de reconnaissance des imputations lors de la récupération des extraits de compte codifiés. Il en existe deux (la recherche du VCS belge et/ou européen dans les ventes de la gestion commerciale) et elles sont activables depuis Outils >  Paramètres > Méthode Extraits de Compte Codifiés.

Remarque

Pour aller plus loin

Création automatisée des immobilisés après l’encodage d’un achat

A présent, Mercator offre la possibilité de créer directement la fiche de l’immobilisé lorsqu'on enregistre un document d’achat contenant une ou plusieurs lignes ayant un code TVA "investissement".

Ceci facilite la gestion des investissements qui se font sur une seule facture.
Exemple : une voiture (s’il n’y a pas de facture d’acompte), une machine, etc.

Comment faire : cette nouvelle fonctionnalité s’active depuis le paramétrage des séquences comptables (Outils > Séquences > Comptabilité), en cochant la case ci-dessous dans l’onglet "Paramètres" :

Lors de la création de la fiche, le nom de l’immobilisé est repris dans les commentaires à la ligne.

Attention : pour certains investissements, plusieurs factures d’achat peuvent être groupées en une seule fiche d’immobilisé.
Exemple : un bâtiment qui fait l’objet de plusieurs dizaines de factures qui sont rattachées au même immobilisé (du moins pour cette année).
La bonne façon de procéder restera alors de créer l’immobilisé via le point de menu  Immobilisés > Créer Immobilisés des Achats.

Vérification de l'unicité dans les achats/ventes de la comptabilité

Lors de l’encodage de nouvelles écritures en comptabilité, Mercator permet maintenant d’avertir les utilisateurs s'il existe déjà une écriture avec le même montant, la même date et le même tiers (fournisseur ou client).

Il devient donc encore plus simple de garantir l’unicité dans les achats/ventes de votre comptabilité.

Comment faire : cet avertissement est activable dans le paramétrage des séquences (Outils > Séquences > Comptabilité), en cochant la case ci-dessous :

Exemple :

Depuis cet écran, il est possible de consulter directement une écriture semblable via double-clic dans la liste ou en cliquant sur le bouton "Consulter". La sauvegarde de l’écriture en cours est alors interrompue. Le bouton "Annuler" permet, quant à lui, d’interrompre la sauvegarde de l’encodage initial.

Import Excel des imputations analytiques

Vous pouvez désormais importer des fichiers Excel dans les OD analytiques pures et dans l’interface complète de la comptabilité analytique. Ceci facilitera considérablement vos opérations et vous fera gagner un temps précieux.

Attention : le fichier importé doit obligatoirement contenir au minimum les colonnes suivantes :

• ID_ANA
• SIGNE (D ou C)

Pour aller plus loin

Conclusion

Ces fonctionnalités vous intéressent et vous êtes en version 11.0 ? Contactez votre chef de projet ou votre revendeur pour les fonctionnalités qui nécessitent une installation. Les autres sont déjà à votre disposition après une mise à jour.