Mercator 11.0 : 5 nieuwigheden in de boekhoudmodule

Inleiding

Mercator evolueert en brengt u vijf nieuwe boekhoudfuncties. Ze zullen uw dagelijks gebruik van de oplossing vergemakkelijken en u kostbare tijd besparen!

Ontdek er snel meer over:

Afpunting weergegeven in de historiek van het commercieel beheer

De eerste nieuwe functie betreft de afpunting, die nu direct kan worden weergegeven in de historiek van het commercieel beheer. Dit geldt voor facturen en creditnota's, zowel aan de verkoop- als aan de aankoopzijde.

In de boekhouding zorgt de afpunting voor het verband tussen een document (factuur of creditnota) en de betaling ervan. Dit geeft u een duidelijk beeld van de status: u kunt bijvoorbeeld in één oogopslag een onderscheid maken tussen facturen van klanten die nog openstaan en facturen die gedeeltelijk of volledig zijn betaald.

Tot nu toe was de afpunting alleen zichtbaar vanuit Mercator boekhouding. Nu kunt u ze weergeven vanuit het commercieel beheer door een eenvoudigweg de instellingen aan te passen. Er wordt een extra kolom toegevoegd die de status van de afpunting document per document weergeeft. U hoeft niet langer uw boekhoudgeschiedenis te raadplegen om deze informatie te verkrijgen!

Ter herinnering, hier zijn de verschillende waarden die deze kolom kan aannemen:

• "A" in hoofdletters, groen en vet als de afpunting compleet is 
• "a" bij gedeeltelijke afpunting 
• "leeg" als het document helemaal niet is afgepunt 

Meer informatie

Een betaling koppelen aan een document uit het commercieel beheer zonder overeenkomstige boeking

U kunt nu betalingen van klanten koppelen aan documenten uit het commercieel beheer die (nog) geen overeenkomstige boeking hebben.

Deze koppeling van betalingen aan verkoopdocumenten is gebaseerd op het automatisch genereren van een Belgische (OGM) of Europese (ISO11649) gestructureerde mededeling. Dat bestond al in Mercator, maar was beperkt tot facturen: nu kunnen ze worden gebruikt voor alle documenten uit de aankoopcyclus: zoals offertes of leverbonnen.
Voorbeeld: bij het ophalen van de CODA-bestanden (gecodeerde rekeningafschriften) van de boekhouding zal Mercator de betaling van een voorschot koppelen aan een besteldocument uit de verkoopcyclus, ook als de factuur nog niet is aangemaakt en gecentraliseerd in de boekhouding. Eenmaal gecentraliseerd kan deze informatie worden gebruikt voor de afpunting. 

Dit maakt het eenvoudiger om de gegevens van de verkoopcyclus te integreren met de boekhoudkundige gegevens en vereenvoudigt het koppelen van betalingen aan documenten. 

Zo gebruikt u deze functie :

1   Het automatisch genereren van de OGM wordt geconfigureerd per verkoopsequentie, via het menu Tools > Sequenties > Verkopen-Aankopen, met behulp van de selectievakjes op het tabblad "Parameters" :

2   Om dit te laten werken, moet u een of meerdere Methodes voor herkenning bij de verrekening van gecodeerde berichtgevingen (CODA, Multiline) gebruiken bij het ophalen van gecodeerde rekeningoverzichten. Er zij er twee (zoek naar de Belgische en/of Europese OGM in verkoop in commercieel beheer) en ze kunnen worden geactiveerd via Tools > Setup > Gecodeerde Berichtgevingen Methodes.

Opmerking

Meer informatie

Geautomatiseerde aanmaak van vaste activa na ingave van een aankoop

Mercator biedt nu de mogelijkheid om onmiddellijk vaste activa aan te maken wanneer een aankoopdocument wordt geregistreerd dat een of meer regels bevat met een BTW-code "investering".

Dit maakt het eenvoudiger om investeringen te beheren die op een enkele factuur staan.
 Voorbeeld: een auto (als er geen voorschotfactuur is), een machine, enz.

Zo gebruikt u dit: deze nieuwe functie wordt geactiveerd vanuit de instellingen van de boekhoudsequenties (Tools > Sequenties > Boekhouding), door het vakje hieronder aan te vinken in het tabblad "Parameters" :

Wanneer de fiche wordt aangemaakt, wordt de naam van het vast actief opgenomen in de regelopmerkingen.

Opmerking: voor bepaalde investeringen kunnen meerdere aankoopfacturen worden gegroepeerd tot één fiche. 
 Bijvoorbeeld, meerdere tientallen facturen voor een gebouw zijn gekoppeld aan hetzelfde vast actief (tenminste voor dit jaar).
De beste manier om dit te verwerken blijft dus om het actief aan te maken met de menuoptie Vaste activa > Vaste activa creëren.

Controle op dubbele records in de boekhoudkundige aan- en verkopen

Bij het invoeren van nieuwe boekingen waarschuwt Mercator gebruikers nu als er al een boeking is met hetzelfde bedrag, dezelfde datum en dezelfde derde partij (leverancier of klant).

Dit maakt het nog gemakkelijker om de uniciteit van de aankopen en verkopen in uw boekhouding te garanderen.

Zo werkt het: deze waarschuwing kan worden geactiveerd in de instellingen van de sequentie (Tools > Sequenties > Boekhouding) door het vakje hieronder aan te vinken:

Voorbeeld:

Vanuit dit scherm is het mogelijk om een gelijkaardige invoer direct te bekijken door te dubbelklikken in de lijst of door te klikken op de knop "Raadplegen". Het opslaan van de huidige invoer wordt dan onderbroken. De knop "Annuleren" wordt gebruikt om het opslaan van de initiële boeking te vermijden.

Excel import van analytische boekingen

U kunt nu ook Excel-bestanden importeren in de interface van de analytische boekingen: dat is veel eenvoudiger en bespaart u kostbare tijd.

Let op: het geïmporteerde bestand moet ten minste de volgende kolommen bevatten:

• ID_ANA
• SIGNE (D of C)

Meer informatie

Conclusie

Bent u geïnteresseerd in deze functies en gebruikt u versie 11.0? Neem contact op met uw projectmanager of reseller voor functies die geïnstalleerd moeten worden. De andere zijn al beschikbaar na een update.