Réponse courte : NON
L'import d'une facture provenant du réseau Peppol en gestion commerciale est basée sur l'association des lignes de cette facture à des articles. Mercator va tenter d'identifier le plus grand nombre de ces articles et permettra d'utiliser un article par défaut pour ceux non reconnus ou de créer directement les articles manquants. L'import est donc construit sur le principe qu'une facture de n lignes aboutira à une facture dans Mercator avec n lignes. C'est idéal pour les factures de marchandises.
En comptabilité, le mécanisme d'import est très différent. Il est construit sur l'idée que le comptable souhaite toujours voir un nombre minimal de lignes d'imputations dans les écritures comptables. Par exemple, une facture d'entretien de voiture contiendra beaucoup de lignes : le détail des fournitures, la main d'œuvre, … alors qu'au final, dans l'écriture comptable d'achat, une seule ligne sur un seul compte général 61 sera nécessaire. L'import en comptabilité peut aussi reposer sur une association entre les articles lus dans la facture et des comptes généraux du plan comptable.
La PeppolBox de Mercator permet d'importer une facture, soit en gestion commerciale, soit en comptabilité.
- Le bouton G permet l'import en gestion commerciale
- Le bouton C permet l'import en comptabilité
Mercator permet aussi de distribuer automatiquement les factures, soit au service responsable des marchandises, soit à la comptabilité pour les frais généraux. Il est aussi possible de mettre en place un filtrage de la PeppolBox afin que les magasiniers et comptables ne voient que les factures qui les concernent.
😀 Tout ce qui précède prévaut si vous disposez de Mercator ERP, avec les options qui en font un "vrai ERP" : une gestion intégrée au sein d'un seul et même outil.
😢 Que faire si, malheureusement, vous ne disposez d'un ERP ?
La réponse reste la même. N'utilisez pas la gestion commerciale pour générer vos écritures comptables de frais généraux.
Vous pourriez être tenté de créer autant d'articles que nécessaire, de les lier via leur compte d'imputation en achat à des comptes de frais généraux et d'utiliser la centralisation comptable de Mercator pour retrouver ces factures dans votre comptabilité externe. Sur le plan théorique, c'est possible. Dans la pratique c'est une illusion.
- Il ne sera pas possible sans code sur mesure de faire en sorte que toutes les lignes de la facture d'entretien de voiture évoquée ci-dessus soit associée à un article unique lié au compte de frais généraux "frais de voiture".
- Vous allez devoir créer une multitude d'articles qu'il faudra exclure de vos statistiques de gestion commerciale, de vos inventaires, ... Un travail inutilement fastidieux.
- Des factures comme celles émises par les secrétariats sociaux ne contiennent en général aucune référence d'article : il sera difficile, par exemple, de distinguer une facture d'appel de provision ONSS et une facture d'honoraires.
Que faire ?
😀 Utiliser la comptabilité de Mercator.
😢 Si vous voyez encore un avantage à continuer à travailler avec un système non-intégré, alors procédez comme suit :
La PeppolBox de Mercator permet d'exporter un message reçu et de générer un fichier XML contenant la facture. Cela s'effectue via le bouton "Créer Fichier Message" situé dans le bas de l'écran :
Cela produit un fichier XML que vous pouvez importer dans votre comptabilité externe.
Si vous recevez les factures Peppol dans un autre logiciel que Mercator, il permet probablement aussi de les exporter. Vous pouvez alors importer ces factures de marchandises dans Mercator via le menu "Fichier / Recevoir document / eInvoice / comptabilité / achats".