Kort antwoord: NEE
Het importeren van een factuur vanuit het Peppol-netwerk in het commercieel beheer is gebaseerd op het koppelen van de factuurlijnen aan artikelen. Mercator probeert zoveel mogelijk van deze artikelen te herkennen en laat toe een standaardartikel te gebruiken voor niet-herkende items of om ontbrekende artikelen automatisch aan te maken. Het importmechanisme vertrekt dus vanuit het principe dat een factuur met n lijnen zal resulteren in een factuur met n lijnen in Mercator. Dat maakt deze methode ideaal voor goederenfacturen.
In de boekhouding werkt het importmechanisme helemaal anders. Het is gebaseerd op het idee dat de boekhouder slechts een beperkt aantal boekingslijnen wil zien. Bijvoorbeeld: een factuur voor het onderhoud van een wagen kan bestaan uit veel regels (onderdelen, werkuren, …), maar in de boekhouding volstaat meestal één lijn op een 61-rekening – Diensten en diverse goederen. De boekhoudkundige import kan ook gebaseerd zijn op een koppeling tussen (externe) artikelcodes en (interne) grootboekrekeningen uit het rekeningschema.
De PeppolBox van Mercator laat toe een factuur te importeren:
- de knop G laat importeren in commercieel beheer toe,
- de knop C laat importeren in de boekhouding toe.
Mercator kan facturen ook automatisch toewijzen aan de juiste dienst: de afdeling verantwoordelijk voor goederenfacturen of de boekhouding voor algemene kosten. Daarnaast kan een filtering van de PeppolBox ingesteld worden, zodat de afdeling die de goederenfacturen verwerkt en boekhouders enkel de voor hen relevante facturen zien.
😀 Al het bovenstaande geldt natuurlijk enkel als u beschikt over Mercator ERP, met de functies die het tot een écht geïntegreerd ERP-systeem maken.
😢 Wat als u geen ERP heeft?
Het antwoord blijft hetzelfde: gebruik het commercieel beheer niet om boekingen van algemene kostenfacturen te genereren.
U zou in theorie kunnen overwegen om voor elk type kost een apart artikel aan te maken, elk gekoppeld aan de juiste kostenrekening, en vervolgens de boekhoudkundige centralisatie van Mercator te gebruiken om deze gegevens naar een externe boekhouding te exporteren. In theorie is dit mogelijk, maar in de praktijk is dat niet werkbaar:
- zonder maatwerkcode is het niet mogelijk om alle lijnen van een onderhoudsfactuur automatisch te koppelen aan één enkel artikel dat hoort bij de kostenrekening “autokosten”;
- u zou een grote hoeveelheid fictieve artikelen moeten aanmaken die u dan weer moet uitsluiten uit statistieken, voorraadbeheer, enz. – onnodig veel werk;
- facturen van bijvoorbeeld sociale secretariaten bevatten meestal geen artikelreferenties, waardoor het moeilijk wordt een voorschotfactuur ONSS te onderscheiden van een ereloonfactuur.
Wat kunt u dan wel doen?
😀 Gebruik de boekhouding van Mercator.
😢 Als u toch vasthoudt aan een niet-geïntegreerd systeem, dan kunt u als volgt te werk gaan:
De PeppolBox van Mercator maakt het mogelijk een ontvangen bericht te exporteren en een XML-bestand te genereren dat de factuur bevat. Dat gebeurt via de knop “Berichtbestand maken” onderaan het scherm:
Dit levert een XML-bestand op dat u vervolgens kunt importeren in uw externe boekhouding.
Als u de Peppol-facturen in een ander programma dan Mercator ontvangt, biedt dat programma waarschijnlijk ook een exportfunctie. U kunt deze facturen dan importeren in Mercator via het menu: Bestand → Document ontvangen → eInvoice → Boekhouding → Aankopen.