Vanaf versie 7.3 is het in Mercator mogelijk om de afpuntingen te importeren bij de ontvangst van boekhouddocumenten via Mercator Exchange (MEX). Aangezien het opslaan en controleren van de afpuntingen een lang proces kan zijn, is deze functie standaard gedeactiveerd. Om ze te activeren, moet u de optie "Tools / Opties / Boekhouding: afpunting in ontvangen MEX" op JA instellen.
Wij willen de gebruikers van deze functie er echter wel op wijzen dat het importeren van afpuntingen op zich niet zo eenvoudig is. De afpuntingen kunnen immers meerdere documenten betreffen, waarvan sommige zijn uitgewisseld via MEX en andere niet. Vandaar dat in eerste instantie, bij ontvangst van de boekhouddocumenten, alle afpuntingen die voorkomen in de geïmporteerde documenten, het statuut gedeeltelijke afpunting krijgen. Dit kan dus eventueel ook documenten betreffen die geen deel uitmaken van de import. In een tweede stadium test Mercator opnieuw alle afpuntingen die voorkomen in de geïmporteerde documenten, waarna ze worden geregistreerd als volledige afpunting als dat zo is (saldo nul). Ook hier kan dit dus eventueel documenten betreffen die geen deel uitmaken van de import.
Belangrijke opmerkingen
- Verder moeten we ook vermelden dat formeel wordt afgeraden om afpuntingen te doen op de 2 sites. Een afpuntingsnummer zou immers op de ene site kunnen worden gebruikt voor de afpunting van een bepaalde rekening en op de andere site voor een andere rekening.
- Deze functionaliteit is niet compatibel met de afpuntingstest, die dus niet langer kan worden gebruikt.