U bevindt zich nu op een technische pagina over de software Mercator. Deze pagina bevat specifieke informatie die bestemd is voor professionals van de software Mercator. Wenst u naar algemenere informatie over Mercator door te gaan?


   Deze vraag niet meer stellen

Werking van Mercator Exchange: uitwisseling van boekhoudkundige bewijsstukken tussen Mercator-mappen

0000000927     -      06-10-2015

Algemeen

Mercator Exchange is een reeks functionaliteiten die voorkomen in Mercator en het mogelijk maken om boekhoudkundige documenten of bewijsstukken in Mercator uit te wisselen tussen diverse Mercator-mappen, ook autonome. De uitwisseling van documenten m.b.t. het commerciële beheer wordt behandeld op deze pagina.

Elk boekhoudkundig bewijsstuk kan worden gecomprimeerd in één gecodeerd bestand en via e-mail verzonden naar de bestemmeling. Deze bestemmeling kan het bestand dan importeren in zijn Mercator-versie.

De Mercator Exchange-bestanden hebben als extensie .mexx.

Voor deze functionaliteit is geen activering van enige specifieke installatiecode vereist.

Het MEX-bestand bevat, naast de eigenlijke boekhoudkundige bewijsstukken, ook de gegevensbestanden die bij deze bewijsstukken horen: algemene rekeningen, klanten, leveranciers en btw-codes. Hierdoor kunnen deze signaletieken in de Mercator-map van de bestemmeling worden geactualiseerd.

Uitgifte van documenten

De uitgiftefunctionaliteiten zijn toegankelijk via het menu "Bestand / Document uitzenden / Via Mercator Exchange". In de module boekhouding is dit menu in 3 gevallen toegankelijk:

  • wanneer een boekhoudkundig bewijsstuk wordt opgesteld: verzending van dit ene bewijsstuk (dat voorafgaand gevalideerd moet worden);
  • wanneer de boekhoudkundige historiek in het menu "Venster" actief is: verzending van alle bewijsstukken uit deze lijst;
  • wanneer het venster "Journalen / Boekingen" actief is: verzending van alle bewijsstukken uit deze selectie.

De gegenereerde mail bevat steeds de gegevens van de verzender, alsook de lijst van de boekhoudkundige bewijsstukken uit het wisselbestand.

Ontvangst van documenten

De ontvangst van documenten verloopt via het menu "Bestand / Document ontvangen / Via Mercator Exchange". Mercator vraagt dan om het bestand *.mex te lokaliseren.

Het is ook mogelijk om een Mercator Exchange-bestand te lezen door erop te dubbelklikken. Daartoe:

  • moet u via TOOLS van Mercator, menu "Tools / MEX-extensie registreren", de parameters voor deze extensie registreren in de registerbank van uw pc. Deze handeling moet worden herhaald voor elke werkpost in het netwerk;
  • moet u de "Mercator DDE-server"-functionaliteiten activeren. Deze activering gebeurt automatisch in het voorgaande punt;
  • moet u Mercator opstarten vooraleer te dubbelklikken op een *.mex-bestand;
  • mag u slechts op één enkel bestand tegelijk dubbelklikken.

In plaats van te dubbelklikken kunt u ook kiezen voor "Rechterklik / Ontvangen".

Uitgewisselde gegevens

Het Mercator Exchange-bestand omvat de licentienaam, de firmanaam en het btw-nummer van de verzender.

Bij ontvangst controleert Mercator de inhoud van het MEX-bestand. Mercator zal in dit bestand de volgende elementen onderscheiden:

  • fiches algemene rekeningen
  • fiches klanten
  • fiches leveranciers
  • fiches btw-codes
  • de eigenlijke bewijsstukken.

Voor elk van deze elementen in het bestand zal Mercator via een dialoogvenster 3 importmogelijkheden voorstellen:

  • alleen nieuw: enkel de nieuwe elementen worden geïmporteerd. Al bestaande elementen worden niet geactualiseerd;
  • alleen actualisering: enkel de al bestaande elementen in Mercator worden geactualiseerd. Nog niet bestaande elementen worden genegeerd;
  • alle: alle elementen, al dan niet al bestaand, worden geïmporteerd. Niet-bestaande elementen worden gecreëerd, terwijl bestaande elementen geactualiseerd worden.

Via dit systeem is het mogelijk om totale controle te hebben over de uitgewisselde gegevens.

Indien de import de integriteit van de databank of de boekhoudkundige logica (afgesloten periode, …) in gevaar brengt, krijgt de gebruiker een foutenbestand te zien. In dat geval wordt het volledige MEX-bestand genegeerd.

In het andere geval verschijnt er een overzicht van de import. In dit scherm staan twee knoppen om respectievelijk de import volledig te aanvaarden of te weigeren.

Opmerkingen

Gelieve rekening te houden met de onderstaande opmerkingen.

  • De sequenties moeten vooraf al bestaan in de Mercator-versie van de bestemmeling en dezelfde naam hebben.
  • De valuta's moeten vooraf al bestaan in de Mercator-versie van de bestemmeling en dezelfde omschrijving hebben.
  • De boekhoudkundige periodes moeten bestaan en overeenstemmen wat betreft begin- en einddatum.
  • De analytische gegevens komen niet voor in het MEX-bestand.
  • De afpuntingen worden overgedragen : zie deze pagina
  • Indien een bewijsstuk dat in de Mercator-versie van de bestemmeling al is afgepunt via de import wordt geactualiseerd, zullen de andere bewijsstukken die bij deze afpunting horen onderling worden gelinkt via een deelafpunting.