Het maken van een standaard inventaris wordt gedaan via twee operaties.
1. Initialisatie van de inventaris
Via het menu "Beheer \ Inventarissen \ Definitief" kan de gebruiker een inventaris invoeren.
Om te voorkomen dat u elk artikel handmatig moet invoeren biedt Mercator de knop “Inventaris initialiseren”. Alle artikelen die in voorraad worden gehouden, worden aan de grid toegevoegd van het geopende document (met uitzondering van de artikels met een serienummer). Mercator berekent de voorraadhoeveelheden op de gekozen datum in de inventarisheader en geeft deze weer in de grid. Deze initialisatie houdt rekening met de actieve filter op de artikelinformatiebestanden. 💡 Het is dus aan te raden om vooraf alle slapende artikelen uit te sluiten.
Wanneer de lijst met artikels wordt aangemaakt, hoort u de voorraad terug op 0 te zetten. Dit is mogelijk via de knop “Hoeveelheden op Nul Zetten". Hierdoor wordt de stock van Mercator, zowel positief als negatief, teruggezet naar 0.
Het is aangeraden, als het mogelijk is, geen documenten in te geven die de stock doen bewegen voor u de inventaris maakt.
2. Ingeven van de werkelijke stock
Na het tellen van de daadwerkelijke artikels in de stock, kan de gebruiker deze waarden ingeven in de kolom “H”.
Dit kan op verschillende manieren:
- Knop "Download\PT-Bestand": importeer in de inventaris een bestand met de artikellijst (met hoeveelheden). Het bestandsformaat moet overeenkomen met het formaat dat gedefinieerd is via “Tools\Terminal\PT-Bestand”. 💡 Met de PT-File terminal kunt u een Excel- (XLS of XLSX) of XML-bestand importeren in een inventaris.
- Knop "Download\PDA": importeer de artikellijst in de inventaris (met hoeveelheden) die via dit soort materiaal gescand zijn.
- Handmatig : het wordt dan sterk aangeraden om regelmatig op de knop 'Inventaris opslaan' te klikken.
De laatste stap, na het controleren van de ingegeven hoeveelheden in de inventaris, is het opslaan van deze hoeveelheden. Op dat moment worden de stock bewegingen gegenereerd en wordt de stock in Mercator aangepast naar de werkelijk getelde hoeveelheid.
Als hetzelfde artikel ingegeven is op 2 of meer lijnen in hetzelfde document stelt Mercator voor om de betrokken lijnen samen te trekken.
👉 De basisregel is om alle in- of uitvoer van stock tijdens de fysieke telling stop te zetten.
⚠️ IHet is ten zeerste afgeraden om de inventaris in meerdere keren in te voeren met verschillende validaties (via het groene "V"-pictogram). Bijvoorbeeld: tijdens de eerste inventarisinvoer geeft u 10 op als voorraadhoeveelheid. Aan het einde van de dag valideert u de inventaris. De volgende dag vindt u datzelfde artikel op een andere plaats in de winkel en voert u 1 in. De aangegeven hoeveelheid zal dan niet 11 (10+1) zijn, maar wel 1. Omgekeerd, wanneer eenzelfde artikel meerdere keren voorkomt binnen éénzelfde inventaris, zullen de hoeveelheden wel worden samengevoegd.
Extra opties
Voorbereiding van de inventaris
Als het invoeren van de inventaris niet “in één keer” kan gebeuren, is het mogelijk om gebruik te maken van een voorbereidingsfase van de inventaris.
Deze is toegankelijk via het menu “Beheer \ Inventarissen \ Voorbereiding”.
De werking van dit venster is identiek aan die van het scherm voor de invoer van een definitieve inventaris.
Het enige verschil bevindt zich bij het opslaan van deze inventarisvoorbereiding: er wordt geen voorraadbeweging gegenereerd.
De inventarisvoorbereiding kan worden opgeslagen, opnieuw geopend om verder te werken of om bepaalde gegevens te corrigeren.
Wanneer de voorbereiding wordt gevalideerd, volstaat het om de status te verhogen via de daarvoor voorziene knop om op basis van deze voorbereiding de definitieve inventaris te genereren.
Het is ook mogelijk om meerdere inventarisvoorbereidingen te gebruiken om de inventaris op te delen per afdeling, familie, reeks, artikelcategorie, enz.
De lijst van alle gestarte inventarisvoorbereidingen is toegankelijk via
“Vensters \ Inventarishistoriek \ Voorbereiding”.
De inventarisvoorbereidingen moeten vervolgens van status worden verhoogd. Mercator vraagt dan: “Omzetten naar definitief?”
Antwoord JA.
Als Mercator detecteert dat er al een inventaris geopend is, stelt het programma voor om de nieuwe lijnen in datzelfde document te importeren.
Bovendien kan het, wanneer u meerdere inventarisvoorbereidingen genereert, voorkomen dat éénzelfde artikel in meerdere bestanden voorkomt.
Wanneer Mercator u hierover waarschuwt, stelt het voor om de hoeveelheden op te tellen of de huidige opslag te annuleren.
Dit geeft u de mogelijkheid om de niet-gevalideerde inventaris terug te vinden en te corrigeren.
Het is ook mogelijk vlak voor de definitieve voorraadsverhoging de huidige beschikbare voorraad opnieuw toe te passen (deze kan verschillen ten opzichte van de beschikbare voorraad die voor handen was bij het genereren van de inventaris.)
Dit wordt gedaan via de knop "Beschikbaar opnieuw toepassen"
Snel op nul zetten
Deze optie (menu "Beheer\Inventarissen\Snel op Nul Zetten") maakt het mogelijk om de hoeveelheden in stock . Mercator maakt het mogelijk om een depot, een datum of een genoteerde referentie te selecteren.
Zoals met de standaard inventaris, wordt er rekening gehouden met een eventueel toegepaste filter op de standaard fiches.
Het feit om geen inventaris document te genereren verhoogt de snelheid, maar voorkomt het om de gegevens mogelijks te raadplegen of aan te passen via de inventaris historiek.
Artikels met serienummers
Het speciaal beheer voor dit artikeltype wordt gedetailleerd uitgelegd op deze pagina.
⚠️ Standaard worden de verbonden artikelen, de samengestelde artikelen en de setartikelen niet in aanmerking genomen bij inventarissen. Het is echter mogelijk met deze verschillende koppelingen rekening te houden via een aangepaste code.