Het ophalen van gegevens in Bob gebeurt via het menu "Bob" van het ophaalprogramma. Het ophaalprogramma gebruikt hiervoor de verbindingsmogelijkheden met de Bob-databank. Dit bestand moet worden uitgepakt in de hoofddirectory van Mercator. Verder moet de Borland Database Engine correct worden geïnstalleerd en geconfigureerd (cfr. 0000000240f.html).
Daartoe moet men de gegevensophaling initialiseren via het menu "Initialiseren" om de directory met de Bob-gegevens te kunnen selecteren (subdirectory dossier).
De gegevens over klanten, leveranciers, algemene rekeningen en analytische rekeningen worden opgehaald via het respectieve element in dit menu. Bij het ophalen van klanten en leveranciers importeert het programma enkel de rekeningen van derden die nog niet voorkomen in Mercator.
Verder haalt het programma ook journaals op, met de mogelijkheid om de code van elk journaal te wijzigen om zo enig conflict met al bestaande sequenties in Mercator te vermijden.
De import van het boekjaar laat toe om de boekhouddocumenten op te halen. Het Mercator-boekjaar zal automatisch worden gecreëerd (het boekjaar moet absoluut worden gecreëerd door het ophaalprogramma). De boekjaren moeten in chronologische volgorde worden geïmporteerd. Het is evenwel niet verplicht om alle Bob-boekjaren te importeren. Ze moeten wel een logische volgorde hebben.
Aangezien de benaming van de periodes in Bob ook een vermelding van het boekjaar bevat, kan dit de weergave ietwat onduidelijk maken. Wij stellen dan ook voor om de vermelding van het boekjaar uit elke periodebenaming te schrappen (bv. 01/2005 -> 01). Dat kunt u makkelijk doen via het menu "Boekhouding / Boekjaren".
Opmerking: indien meerdere boekjaren worden opgehaald, moet de automatische opening van het laatste boekjaar goed zijn uitgevoerd zodat ze overeenstemt met de reële balans van het voorgaande boekjaar (zie ook de opmerking onderaan op deze pagina betreffende de Bob-dossiers afkomstig uit een Cubic-ophaling).
Na het ophalen van alle boekjaren moeten de afpuntingen worden getest via Tools van Mercator (Menu "Tools / Boekhouding"). Dit laat toe om gedeeltelijke afpuntingen om te vormen tot definitieve afpuntingen.
Belangrijke informatie over de Bob-dossiers waarvan het boekjaar nr. 1 afkomstig is uit een eerdere Cubic-ophaling (zie ook onderstaande opmerking)
De boekhoudkundige bewegingen die betrekking hebben op openstaande klanten- en leveranciersposten daterend uit boekjaren voorafgaand aan het eerste Bob-boekjaar en die uit Cubic naar Bob werden overgezet, worden op een bijzondere manier opgeslagen in de Bob-databank (detailgegevens in CHISTO met HMONTH=0 en enkel lijnen van de centralisatierekeningen in AHISTO).
Bij de ophaling van het eerste boekjaar door het ophaalprogramma van Mercator worden deze gegevens correct geïntegreerd in Mercator. Maar in dit geval zullen de D.P. tot heropening van de boekjaren 2 en volgende niet kunnen worden opgehaald door het ophaalprogramma. Op zich stelt dit geen enkel probleem, want deze D.P. tot heropening kunnen in Mercator worden gegenereerd door het tijdelijk afsluiten van het voorgaande boekjaar. Hierdoor dringt de volgende procedure zich op:
- boekjaar 1 ophalen;
- boekjaar 2 ophalen: hierdoor wordt een logbestand gegenereerd waarin de verwerping van de D.P. tot heropening wordt vermeld;
- in Mercator Boekhouding: boekjaar 1 tijdelijk afsluiten. Hierdoor wordt de D.P. tot heropening van boekjaar 2 gegenereerd;
- boekjaar 3 ophalen: hierdoor wordt een logbestand gegenereerd waarin de verwerping van de D.P. tot heropening wordt vermeld;
- in Mercator Boekhouding: boekjaar 2 tijdelijk afsluiten. Hierdoor wordt de D.P. tot heropening van boekjaar 3 gegenereerd;
- ...
Opmerking: dit probleem stelt zich enkel voor Bob-dossiers waarvan het boekjaar 1 gegevens bevat die werden opgehaald uit Cubic. De bovenvermelde handelingen moeten in deze chronologische volgorde worden uitgevoerd. Op geen enkel moment mag een op te halen boekjaar dat nog niet werd geïmporteerd door het ophaalprogramma, in Mercator Boekhouding worden gecreëerd.
Na het ophalen van alle boekjaren (inclusief afpuntingen) moet men, als in verschillende Bob-boekjaren identieke documentnummers werden gebruikt, in Mercator, via het tabblad SQL van Prompt Fox, het volgende commando uitvoeren:
update lignes_c set dl_id=right(newid(),10) Gegevens die opgehaald kunnen worden - Algemene informatie (zie hieronder)
- Klanten
- Leveranciers
- Algemene rekeningen
- Analytische plannen
- Analytische rekeningen
- Bewegingen in de algemene boekhouding, met eventuele analytische boekingen
- Zuiver analytische D.P. (zonder informatie over de algemene rekeningen in deze analytische D.P.)
- Intrastatgegevens van de boekhoudkundige bewegingen
Als bij de ophaling geen enkele beweging wordt geïmporteerd, kan de AHISTO-tabel van het Bob-dossier corrupt zijn.
Om dit probleem te verhelpen, gaat u als volgt te werk:
- met DbViewer_2.exe voert u het menu "Table / Copy To" uit;
- u kiest nnAHISTO.DB als naam, maar slaat dit op in een andere directory;
- u haalt alle nnAHISTO-bestanden, inclusief de indexen, uit de directory die door het ophaalprogramma wordt gebruikt;
- u plaatst het bestand nnAHISTO.DB dat door DbViewer_2.exe werd gegenereerd, in deze directory.
De Bob-software biedt / bood de mogelijkheid om verschillende boekhouddocumenten met hetzelfde nummer in één en hetzelfde boekjaar in te voeren. Dit is boekhoudkundig gezien uiteraard niet aanvaardbaar en kan niet als dusdanig worden geïmporteerd in Mercator (dit wordt bovendien gecontroleerd via een constraint op de SQL-databank). Zodra het ophaalprogramma dubbele nummers in de nummering vaststelt, zal het de documenten met het dubbele nummer dan ook een nieuwe nummering toekennen. Dit nieuwe nummer wordt als volgt gevormd:
- voor het eerste geval van dubbele nummering: het originele nummer wordt behouden;
- voor het tweede geval van dubbele nummering: 1 gevolgd door het oude nummer dat, te beginnen van rechts, wordt omgezet naar 9 posities (bv. 20080099 -> 1020080099);
- voor het derde geval van dubbele nummering: 2 gevolgd door het oude nummer dat, te beginnen van rechts, wordt omgezet naar 9 posities (bv. 20080099 -> 2020080099);
- ...
Op die manier kunnen dus maximaal 9 gevallen van dubbele nummering een nieuw nummer krijgen.
Zodra er dubbele nummers zijn vastgesteld, meldt het ophaalprogramma aan de gebruiker hoeveel het er zijn en verschijnt de overeenstemmingstabel (hdocno2 bevat het nieuwe nummer). Bovendien wordt deze tijdelijke tabel als volgt opgeslagen in de DATA-directory van Mercator: bob_doublons_nnnn waarbij nnnn het boekjaar is. Bij het importeren van de afpuntingen wordt rekening gehouden met deze tijdelijke tabellen.
Er is vastgesteld dat er in sommige gevallen geen samenhang is tussen het analytische karakter van de tabel COHIST en dat van de tabel AHISTO, in die zin dat de tabel COHIST voor de verkopen (of aankopen) analytische gegevens bevat op de lijn die overeenkomt met het klantendebet (leverancierscredit). Om een correcte ophaling mogelijk te maken, negeert het ophaalprogramma deze informatie.
Vanaf versie 7.0.22 is het ook mogelijk om algemene informatie over een Bob-dossier op te halen (menu "Algemene informatie").
Dit omvat:
- de parameters van "Tools / Identificaties"
- de valutatabel met de meest recente wisselkoers
- de basisvaluta van het dossier
- het aantal decimalen voor de basisvaluta en de boekhoudvaluta
- de lengte van de algemene rekeningen
- betreffende de aanmaningen: het maximumaantal, de termijn tussen 2 aanmaningen, het minimumbedrag
- de default centralisatierekening voor de klanten en de leveranciers
- de rekeningen voor koersverschillen, kortingen, ...
- de RIS-gegevens (voor Intrastat)
Er is vastgesteld dat in sommige gevallen de D.P. tot heropening in Bob niet in evenwicht zijn gebracht. Dit wordt hoofdzakelijk vastgesteld bij D.P. tot opening van het eerste boekjaar, als het Bob-dossier zelf werd opgehaald uit Cubic. In dat geval, en enkel voor D.P. tot opening van het eerste boekjaar, zal het ophaalprogramma naar een boekingsrekening vragen om dit verschil te kunnen boeken. Uiteraard zal dit verschil achteraf boekhoudkundig moeten worden verwerkt, want het zal alle boekhoudkundige gegevens beïnvloeden.
Met betrekking tot dit specifieke punt heeft een Bob-dealer ons het volgende laten weten: Bob beschikt over een hulpprogramma dat dit probleem kan oplossen. Het probleem wordt veroorzaakt doordat het om een Cubic-dossier gaat waarin men de afpunting deed op de algemene rekeningen. Dit Bob-hulpprogramma heeft als naam ActRecupTgr. Het bestaat in een bde-versie en in een ads-versie. Ik zou voorstellen om eerst het Bob-dossier te actualiseren met dit hulpprogramma vooraleer het over te zetten naar Mercator.
Voor de D.P. tot opening van de volgende boekjaren raden we aan om gebruik te maken van de tijdelijke boekjaarafsluiting in Mercator.
Indien de ophaling van de klanten- en leveranciersafpuntingen niet correct verloopt door alle bovenvermelde (of nog andere) tekortkomingen, kan men ook nog kiezen voor
de methode voor het ophalen van de afpuntingen.
Versie 7.25.10 van het ophaalprogramma is compatibel met Bob 50 (Advantage-databank - ADT-tabellen).
Hiervoor is een update van MercatorAds.dll vereist die u in dit bestand vindt.
Oudere Bob-versies in het Advantage-formaat kunnen niet worden opgehaald.
Versies daterend van voor Bob 50 kunnen enkel worden opgehaald als ze beschikbaar zijn in Paradox-versie - DB-tabellen.