Het ophalen van gegevens in Popsy gebeurt via het menu "Popsy" van het ophaalprogramma. Gegevens over klanten, leveranciers, algemene rekeningen en analytische rekeningen worden opgehaald via het respectieve element in dit menu. Vervolgens vraagt het ophaalprogramma om de SOC-databank van Popsy te lokaliseren via ODBC. Hierdoor wordt het proces steeds op dezelfde wijze toegepast naargelang van het type van de gebruikte databank: Access of SQL. Ga daartoe als volgt te werk:
- vink "Available Datatasources" aan;
- selecteer de ODBC-invoer die u toegang geeft tot uw boekhoudkundige gegevens (de door Popsy gebruikte invoer in de courante versie is perfect geschikt);
- klik op de knop "Opties";
- kies de juiste databank.
Bij het ophalen van klanten en leveranciers importeert het programma enkel de rekeningen van derden die nog niet voorkomen in Mercator.
De import van het boekjaar laat toe om de boekhouddocumenten op te halen. Het Mercator-boekjaar zal automatisch worden gecreëerd. Verder haalt het programma ook journaals op, met de mogelijkheid om de code van elk journaal te wijzigen om zo enig conflict met al bestaande sequenties in Mercator te vermijden. De A-databanken van Popsy moeten in chronologische volgorde worden geïmporteerd. Het is evenwel niet verplicht om alle Popsy-boekjaren te importeren. Ze moeten wel een logische volgorde hebben.
Na de ophaling van alle boekjaren moeten de afpuntingen worden getest via Tools van Mercator (Menu "Tools / Boekhouding"). Dit laat toe om gedeeltelijke afpuntingen om te vormen tot definitieve afpuntingen.
Belangrijke opmerking: indien de ophaling meerdere boekjaren betreft, moeten de boekjaren die voorafgaan aan het oudste boekjaar dat wordt geïmporteerd, definitief in Popsy worden afgesloten. Het zal niet mogelijk zijn om achteraf in Mercator te vragen om een D.P. opening te genereren als deze al uit Popsy werd opgehaald (in dat geval zal het oudste boekjaar 2 openingen omvatten: de opening uit Popsy en de opening gegenereerd door Mercator, wat de gegenereerde D.P. incorrect maakt). Dit vloeit voort uit het feit dat Popsy voor elk boekjaar werkt met een onafhankelijke databank en dat de lijnen van een D.P. opening in Popsy afgepunt kunnen worden.
Gegevens die opgehaald kunnen worden - Klanten
- Leveranciers
- Algemene rekeningen
- Analytische rekeningen
- Bewegingen uit de algemene boekhouding
- Bewegingen uit de analytische boekhouding
05/04/2011: Het ophaalprogramma werd aangepast om de versies van Popsy met een unieke databank op te halen (in SQL).