Het ophalen van gegevens in Winbooks gebeurt via het menu "Winbooks" van het ophaalprogramma.
Daartoe moet men de gegevensophaling initialiseren via het menu "Initialiseren" om de directory met de Winbooks-gegevens te kunnen selecteren.
De gegevens over klanten, leveranciers en algemene rekeningen worden opgehaald via het respectieve element in dit menu. Bij het ophalen van klanten en leveranciers importeert het programma enkel de rekeningen van derden die nog niet voorkomen in Mercator.
De import van het boekjaar laat toe om de boekhouddocumenten op te halen. Het Mercator-boekjaar zal automatisch worden gecreëerd. Verder haalt het programma ook journaals op, met de mogelijkheid om de code van elk journaal te wijzigen om zo enig conflict met al bestaande sequenties in Mercator te vermijden. De Winbooks-boekjaren moeten in chronologische volgorde worden geïmporteerd. Het is evenwel niet verplicht om alle Winbooks-boekjaren te importeren. Ze moeten wel een logische volgorde hebben.
Opgelet: de boekjaren die voorafgaan aan het laatste boekjaar worden opgehaald uit de Winbooks-subdirectories die overeenstemmen met die bewuste boekjaren. Niet uit de hoofddirectory met de gegevens van het Winbooks-dossier.
Na de ophaling van alle boekjaren moeten de afpuntingen worden getest via Tools van Mercator (Menu "Tools / Boekhouding"). Dit laat toe om gedeeltelijke afpuntingen om te vormen tot definitieve afpuntingen.
Gegevens die opgehaald kunnen worden
- Klanten
- Leveranciers
- Algemene rekeningen
- Analytische plannen
- Analytische rekeningen
- Bewegingen uit de algemene boekhouding
- Bewegingen uit de analytische boekhouding
Belangrijke opmerking De omzetting van de Winbooks-dossiers van BEF naar EUR werd lijn per lijn gerealiseerd met behulp van de Winbooks-hulpprogramma's. Er is in de databank geen enkele compensatielijn toegevoegd om rekening te houden met eventuele eurocenten die voortvloeien uit de omzetting van BEF naar EUR.
Dit betekent dat de boekhouding in EUR in de Winbooks-databank niet noodzakelijk in evenwicht is.De optie "ACT corrigeren" in het ophaalprogramma van Mercator zorgt voor een correctie in de Winbooks-databank door voor elke beweging in EUR die niet in evenwicht is, een lijn toe te voegen waarop het bedrag in BEF gelijk is aan 0 en het bedrag in EUR het tegenovergestelde is van dit verschil tussen debet en credit. Deze lijnen worden ingevoerd in een door de gebruiker te kiezen boekingsrekening.
Deze functie moet worden uitgevoerd VOOR de import van de boekjaren.