Maakt u gebruik van elektronische facturatie? Schakel dan nu over naar het nieuwe formaat BIS3

Sinds 1 januari 2017 zijn bedrijven die met de Vlaamse Regionale Overheid handelen verplicht om hun facturen via elektronische weg in het digitaal formaat PEPPOL te versturen. Dit betekent concreet dat zij hun facturen in een gestandaardiseerd formaat moeten opstellen en versturen via een goedgekeurd centraal punt PEPPOL.

Aanpassingen aan dit PEPPOL formaat bestaan in verschillende landen. Voordien noemde het Belgische formaat eFFF30 en werd opgericht onder de norm BIS2. Vanaf nu bestaat het formaat BIS3.

Verstuurt u uw elektronische facturen  via PEPPOL? Dan zal het formaat BIS3 verplicht worden vanaf 1 januari 2020. Verstuurt u uw elektronische facturen per email rechtstreeks aan uw klanten, dan is dit formaat facultatief, maar toch is het aangeraden om dit formaat voor al uw facturen gelijk te zetten.

Als u een update contract hebt van Mercator, dan zal u het formaat BIS3 in de lijst van formaten zien verschijnen in het bestand Klanten.

Het volstaat om het formaat aan te passen aan datgene wat de klant wenst voor de facturatie. Er is geen andere parametrering nodig.

Dit initiatief komt van Europa. Deze wenst aan de bedrijven een aanzet van dynamiek te geven voor digitale communicatie. Zij nodigt de landen uit om als eerste deze wijziging naar elektronische facturatie door te voeren.

Voordelen van de elektronische facturatie :

• Het gaat veel sneller : u stuurt uw factuur per e-mail, via een service provider of rechtstreeks vanuit uw boekhoudsoftware en enkele minuten later heeft de bestemmeling dit ontvangen. De facturen kunnen sneller worden behandeld doordat ze rechtstreeks in een boekhoudsoftware worden ingelezen. Er is zo goed als geen manuele handeling meer nodig.
• Het is veel goedkoper : u bespaart natuurlijk de kost van het papier, de enveloppe en de postzegel. Maar u vermindert de cyclus van de betaling: de klant ontvangt haar facturen veel sneller en kan dus ook sneller betalen, hetgeen het aantal credit dagen vermindert.
• Het is veel effectiever : het vermindert de kans op fouten of ontbrekende gegevens.
• Het is duurzamer : ongeveer 1 miljard facturen worden jaarlijks in België verstuurd en ontvangen. De grote ondernemingen bewaren tot 6 kopieën van hun facturen. De besparingen op het gebied van papier en dus ook van bomen is enorm.

Bron: Efactuur.belgium.be