In Mercator is het mogelijk om de parameters "gebruikers" voor de dossiers van de configuratie centraal te beheren. Om deze functionaliteit te gebruiken, moet men een voucher versie 7.2 of later installeren in het fiduciairesysteem voor het dossierbeheer.
Via het menu "Gemeenschappelijke gegevens / Gebruikers" van het dossierbeheer kunnen de gemeenschappelijke gebruikers worden ingesteld. Dit scherm is identiek aan het scherm dat ook voorkomt in een autonome Mercator-versie. Het is echter niet mogelijk om in dit scherm een gebruiker te linken aan een vertegenwoordiger of aan een magazijn, want deze informatie kan verschillen in elk dossier.
Gebruikers worden toegevoegd, gekopieerd en geschrapt via de knop "Zoeken".
Eens de gemeenschappelijke gebruikers vastgelegd, moet men nog bepalen in welke dossiers ze zullen worden gebruikt. Dat gebeurt via de aanvinkvakjes van de kolom "Gemeensch. gebruikers" in het menu "Dossierlijst" van het dossierbeheer. Op die manier is het perfect mogelijk dat een of ander dossier zijn eigen tabel blijft gebruiken.
Indien bij het opstarten van een dossier de tabel met de gemeenschappelijke gebruikers sinds de laatste opstart werd gewijzigd, zal de gebruikerstabel van dit dossier worden vervangen door de tabel met de gemeenschappelijke gebruikers.
Wanneer een dossier werd geactiveerd met de gemeenschappelijke gebruikerstabel, komt het menu "Tools / Gebruikers" niet meer voor in Mercator.
Opmerking: het delen van de gebruikers werkt enkel voor de dossiers in SQL, waarvan de databank wordt gehost op dezelfde server als die van de multi-dossierconfiguratie. De databanken van de betrokken dossiers moeten up-to-date zijn : het volstaat daartoe het dossier eenmaal te openen.