Bij de afsluiting van de boekhouding houdt het boekhoudkundige principe van het verbod op compensatie in dat vorderingen niet met schulden mogen worden gecompenseerd, en omgekeerd. Dit geldt eveneens voor kosten en opbrengsten. Mercator kan automatisch de boekingen genereren die nodig zijn om aan deze verplichting te voldoen. Dit geldt voor klanten met een creditsaldo, leveranciers met een debetsaldo en grootboekrekeningen waarvan het eindsaldo niet overeenstemt met het vereiste teken van de rubriek van de jaarrekening waartoe zij behoren. Deze automatische generatie wordt normaal uitgevoerd tijdens de afsluitingsverrichtingen van de jaarrekening.
De functionaliteit is beschikbaar via het menu "Boekhouding / Jaarrekening / Herclasseringen D.V.". Om deze te activeren (indien dit menu-item grijs blijft), moet eerst het menu "Tools/ Geavanceerde Tools / Boekhouding / Herclasseringsboekingen Inschakelen" worden uitgevoerd.
Voor de herclassering van klanten met een creditsaldo en leveranciers met een debetsaldo moeten de volgende twee opties worden ingevuld:
- CPTA_442 : Klanten met een creditsaldo (bijvoorbeeld volgens de Belgische wetgeving rekening 442000).
- CPTA_40Q : Leveranciers met een debetsaldo (bijvoorbeeld volgens de Belgische wetgeving rekening 404100).
Voor de grootboekrekeningen gaat u als volgt te werk:
- Voeg via de schermconfiguratie een TextBox toe waarvan de bron G_ID_RECLASS is.
- Doorloop de betrokken grootboekrekeningen en vul in dit veld de overeenkomstige herclasseringsrekening in. Zo wordt bijvoorbeeld aan een financiële rekening uit klasse 55 de passiefrekening 433 - Schulden in rekening-courant gekoppeld. Meerdere rekeningen kunnen aan dezelfde herclasseringsrekening worden gekoppeld.
- Controleer op deze rekeningen dat het teken overeenkomt met dat van de betrokken balansrubriek. Voor een financiële rekening uit klasse 55 moet het teken bijvoorbeeld D zijn.
Daarnaast moet een specifiek O.D.-dagboek met het subtype "Herclassering" worden aangemaakt via het menu "Tools / Sequenties / Boekhouding".
⚠️ Bij het aanmaken van dit dagboek is het essentieel de nummering over twee boekjaren correct in te stellen, waarbij het veld "tot" de einddatum bevat van het boekjaar waarop de herclassering betrekking heeft.
Het proces genereert twee boekingen:
- De eerste in de laatste periode van het geselecteerde boekjaar: dit is de eigenlijke herclassering.
- De tweede in de eerste periode van het volgende boekjaar: dit is de tegenboeking van de herclasseringsboeking.
Mercator voert automatisch de afpuntingen uit van klanten, leveranciers en afpuntbare grootboekrekeningen tussen deze twee boekingen.
Deze boekingen kunnen niet worden gewijzigd. Analytische toewijzingen worden hierbij altijd genegeerd.
Zolang de betrokken periodes niet zijn afgesloten, kan deze functionaliteit opnieuw worden uitgevoerd om eventuele wijzigingen in de saldi te verwerken. Mercator verwijdert dan automatisch de reeds bestaande boekingen.
👉 Indien u deze boekingen enkel wilt verwijderen, volstaat het de functionaliteit uit te voeren en deze te onderbreken bij de selectie van het dagboek.
💡 Bijzonder geval voor grootboekrekeningen gekoppeld aan een financiële rekening in vreemde valuta : alle hierboven beschreven verrichtingen worden uitgevoerd in de basisvaluta van het dossier (dus in EUR). Het is echter niet mogelijk verrichtingen in deze valuta uit te voeren voor financiële rekeningen die aan een andere valuta zijn gekoppeld. In dat geval genereert Mercator bovendien herclasseringsboekingen en de overeenkomstige tegenboekingen in die vreemde valuta.
❌ Indien tijdens het genereren de foutmelding "Het saldo van de lijnen is niet nul!" verschijnt, moet de status "Overdracht" van alle grootboekrekeningen die bij de herclassering betrokken zijn, worden gecontroleerd. Deze status wordt voor elke boekingslijn gebruikt om te bepalen of al dan niet een tegenboeking moet worden aangemaakt.