In Mercator is het mogelijk om een hele reeks budgetten in te voeren. Dit gebeurt via het menu "Boekhouding / Begrotingen / Ingave". Het budget kan worden geboekt op de variabele TOT van de tabel BUDGET of op enig ander numeriek veld uit deze tabel (m.a.w.: het is mogelijk om een bijna onbeperkt aantal kolommen toe te voegen).
Bij de initialisatie van een nieuwe invoer van een reeks laat Mercator de volgende keuzes toe:
- het boekjaar waarvoor men het budget wil invoeren;
- de te gebruiken budgetlijn, met name de algemene rekeningen of een analytisch stelsel;
- een algemene rekening of een analytisch plan (afhankelijk van de geselecteerde begrotingsas) om een gekruist budget tussen de twee informatiebestanden in te voeren.
Dit gebied is optioneel. - het in te vullen veld uit de tabel BUDGET.
De mogelijkheden om te boeken op de numerieke velden uit de tabel BUDGET kunnen worden beperkt. Dat gebeurt via de gebruikersprofielen van Mercator, tabblad "Profiel - Boekingen". De zone "Toegelaten budgetvelden" kan het volgende bevatten:
- * : alle velden zijn beschikbaar voor boeking voor deze gebruiker;
- een lijst met velden, gescheiden door een komma, die de wijzigbare velden voor deze gebruiker vermeldt (bv.: TOT1,TOT2,TOT3).
De budgetten worden ingevoerd door de rekening op te roepen en te gebruiken volgens de klassieke invoermethode in Mercator. Via de sneltoets $ kunt u een bedrag invoeren op de voorgaande lijn.
In het invoerrooster van een budget kunt u met behulp van de spatiebalk in de kolom "Rekening" de voorgaande rekening herhalen. Indien de rekening een periodiek budget heeft, wordt de volgende periode automatisch voorgesteld.
De "Begroting Initialiseren"-knop laat toe om alle rekeningen uit de overeenstemmende budgetlijn in één keer te importeren. Er wordt rekening gehouden met de actieve filter.
De "Reset" -knop wordt gebruikt om alle bedragen die mogelijk zijn ingegeven door nul te vervangen.
Via het menu "Bestand / Exporteren" kunt u de inhoud van het actuele rooster exporteren naar de klassieke formaten: Excel, XML, ...
Via het menu "Bestand / Importeren" kunt u bijkomende lijnen importeren in het actuele rooster. Het te gebruiken bestandsformaat is identiek aan het exportformaat. De volgende velden worden in aanmerking genomen:
- rekening (tekenveld): id algemene of analytische rekening;
- num_per (numeriek veld): nummer van de periode (enkel verplicht indien het bestand rekeningen bevat met een periodiek budget);
- tot (numeriek veld): waarde van het budget.
Bij het importeren zijn het boekjaar en het gewijzigde veld altijd die gekozen bij de initialisatie van het scherm voor de invoer van het actuele budget. Bovendien wordt via deze import enkel de tijdelijke tabel van het invoerscherm aangevuld. Desgevallend moet het budget nog worden gevalideerd door te klikken op de "groene V"-knop.
Meer informatie : Werking van de BUDGET-optie.