Het ophalen van gegevens in Ciel gebeurt via het menu "Ciel" van het ophaalprogramma.
Daartoe moet men de gegevensophaling initialiseren via het menu "Initialiseren" om de directory met de Ciel-gegevens te kunnen selecteren.
De gegevens over klanten, leveranciers en algemene rekeningen worden opgehaald via het respectieve element in dit menu. Bij het ophalen van klanten en leveranciers importeert het programma enkel de rekeningen van derden die nog niet voorkomen in Mercator.
Verder haalt het programma ook journaals op, met de mogelijkheid om de code van elk journaal te wijzigen om zo enig conflict met al bestaande sequenties in Mercator te vermijden.
De bewegingen worden geïmporteerd via het menu "Bewegingen". Maar de 2 boekjaren die overeenstemmen met de 2 actieve Ciel-boekjaren moeten manueel in Mercator worden gecreëerd. Het eerste boekjaar wordt gecreëerd via het menu "Boekhouding / Initialisatie 1e boekjaar" in Mercator. Om het tweede boekjaar in Mercator te creëren, moet het eerste boekjaar tijdelijk worden afgesloten (deze afsluiting is ook mogelijk als het eerste boekjaar geen enkele boeking omvat).
Bij het ophalen van de bewegingen zal het ophaalprogramma de D.P. bestaande uit het heropenen van het tweede boekjaar bewust negeren. Om deze D.P. in Mercator te kunnen genereren, moet het eerste boekjaar tijdelijk worden afgesloten. Op die manier worden ook de rekeningsaldi geactualiseerd (deze tijdelijke afsluiting is dus verplicht na de import om de boekhoudkundige saldi van de rekeningen correct te kunnen berekenen).
Belangrijke opmerking betreffende de nummering van de klanten- en leveranciersrekeningen: in Ciel krijgen de klanten- en leveranciersrekeningen een code bestaande uit 11 posities, terwijl Mercator slechts 10 posities toelaat. De rekeningnummers zullen dan ook ingekort worden. Vooraleer de klanten en leveranciers te importeren controleert het ophaalprogramma of er door deze inkorting geen dubbele nummers ontstaan. Desgevallend moeten de bewuste rekeningen in Ciel worden aangepast zodat de eerste 10 tekens altijd uniek zijn.
Na de ophaling van alle boekjaren moeten de afpuntingen worden getest via Tools van Mercator (Menu "Tools / Boekhouding"). Dit laat toe om gedeeltelijke afpuntingen om te vormen tot definitieve afpuntingen.
Gegevens die opgehaald kunnen worden
- Klanten
- Leveranciers
- Algemene rekeningen
- Bewegingen uit de algemene boekhouding