Ophalen van een D.P. Afpunting voor de klanten en leveranciers afkomstig van Bob

Als men de klanten- en leveranciersafpuntingen niet zoals gewenst heeft kunnen ophalen met het standaardophaalprogramma voor Bob Software, kan de onderstaande procedure worden toegepast. Hierbij wordt een diverse post gecreëerd die in het detailoverzicht alle openstaande klanten- en leveranciersposten vermeldt, met als tegenhanger diezelfde klanten- en leveranciersrekeningen voor het omgekeerde bedrag van hun respectieve boekhoudsaldo. Op balansniveau geeft dit dus een "neutrale" D.P., want de som van de regels per klanten-/leveranciersrekening is altijd nul De compensatieregels zijn herkenbaar aan de commentaar "D.P. AFPUNTING MERCATOR".

Het basisprincipe bestaat erin dat voor alle klanten- en leveranciersbewegingen die door het ophaalprogramma uit Bob werden geïmporteerd, alsook voor deze compensatieregels het veld LETTRAGE in LIGNES_C de waarde 9999999999 bevat. Hierdoor moeten enkel nog de detailregels van de openstaande posten worden afgepunt. Merk op dat de datum van deze regels dezelfde is als van het oorspronkelijke document in Bob (via de datum per rij in Mercator). Op die manier zullen de aanmaningen en andere overzichten van vorderingen die achteraf in Mercator worden afgedrukt, correct zijn. Deze regels vermelden de volgende gegevens als commentaar:

• journaal in Bob,
• documentnummer in Bob,
• commentaar in Bob.

Als er hierbij regels voorkomen met gedeeltelijke afpuntingen, zal het onderstaande proces de mogelijkheid bieden om deze afpuntingen te integreren in Mercator.

De procedure moet meteen na het ophalen van de Bob-gegevens en met heel veel zorg worden toegepast. Ze werd getest met Bob Software versie 3.3.

• Gebruik in Bob het menu "Afdrukken / Grootboeken / Klanten". Kies in het dropdownmenu "Type" het item "Openstaande posten per afpunting". Laat alle waarden op default staan. Klik op de knop "Afdrukvoorbeeld".
  
  
• Klik op de diskette bovenaan, kies het type "XLS" en geef het bestand de naam CLI.XLS.
  
  
• Gebruik in Bob het menu "Afdrukken / Grootboeken / Leveranciers". Kies in het dropdownmenu "Type" het item "Openstaande posten per afpunting". Laat alle waarden op default staan. Klik op de knop "Afdrukvoorbeeld".
  
  
• Klik op de diskette bovenaan, kies het type "XLS" en geef het bestand de naam FOU.XLS.
  
  
• Open deze twee bestanden in een oudere Excelversie dan de versie 2007 en sla ze op in het formaat "Excel 5.0 of 95" met als respectieve namen CLI5.XLS en FOU5.XLS.
  
  
• Plaats deze laatste 2 XLS-bestanden in de hoofddirectory van Mercator.
  
  
• Plaats daar ook het lege bestand RecupCpta.dbf dat werd gegenereerd door het generische ophaalprogramma van Mercator.
  
  
• Plaats daar ook de RECUP.*-bestanden uit de bijgevoegde zip.
  
  
• Analyseer de broncode van RECUP.PRG en pas ze aan naargelang van de bijzonderheden van uw dossier:
• het nummer van het boekjaar waarin deze D.P. moet worden opgeslagen,
• de periode,
• het journaal,
• het documentnummer,
• pas iets verderop in de code eventueel de centralisatierekening 400000 voor de klanten en 440000 voor de leveranciers aan.
  
  
• Indien de code werd gewijzigd, compileert u ze opnieuw via COMPILE RECUP.
  
  
• Voer deze code uit om het bestand RECUPCPTA.DBF op te maken.
  
  Eerste tabblad van Prompt Fox:
  
  DO RECUP
  
  
• Bewerk dit bestand om de inhoud ervan te controleren. Pas desgevallend RECUP.PRG aan om het verwachte resultaat te krijgen.
  Eerste tabblad van Prompt Fox:
  
  select 0
  use recupcpta
  browse
  
  
• Druk een klantenbalans in Mercator af en controleer of de bedragen * -1 overeenstemmen met de regels die COMPTE='400000' en COMMENTAIR="O.D. DE LETTRAGE MERCATOR" vermelden.
  
  
• Druk een leveranciersbalans in Mercator af en controleer of de bedragen * -1 overeenstemmen met de regels die COMPTE='440000' en COMMENTAIR="O.D. DE LETTRAGE MERCATOR" vermelden.
  
  
• Sluit de tabel RECUPCPTA.DBF indien ze nog steeds in bewerking is.
  
  
• Markeer alle klanten- en leveranciersrekeningen die uit Bob werden geïmporteerd en al in Mercator voorkomen, als afgepunt.
  In het tweede tabblad van Prompt Fox:
  
  update lignes_c set lettrage=9999999999 where (id_cli is not null) or (id_fou is not null)
  
  
• Vink in Mercator op het tabblad "Evenementen" van de gekozen sequentie het vakje "Datum per regel" aan.
  
  
• Gebruik het generisch ophaalprogramma om de D.P. te importeren.
  
  
• Markeer de compensatieregels van deze D.P. als afgepunt.
  In het tweede tabblad van Prompt Fox:
  
  update lignes_c set lettrage=9999999999 where commentair='O.D. DE LETTRAGE MERCATOR'
  
  
• Wijzig de datum van deze D.P. (die als datum de datum van de eerste regel heeft overgenomen).
  In het tweede tabblad van Prompt Fox:
  
  update pieds_c set date='jj/mm/aaaa' where num_ex=... and journal='...' and piece=...
  
  (Wij stellen voor om deze datum rechtstreeks in de databank te wijzigen, zodat we dit document, dat een groot aantal regels kan tellen, niet opnieuw moeten valideren.)
  
  
• Vanuit TOOLS voert u een afpuntingstest uit en accepteert u alle voorgestelde correcties.
  
  
• Controleer vanuit TOOLS de openstaande klanten- en leveranciersposten. Deze 2 tests vergelijken de som van de openstaande posten met de saldi. Ze mogen geen foutmeldingen geven.
  
  
• Controleer in Mercator de bankafschriften van klanten en leveranciers. Er mogen nog enkel regels van de geïmporteerde D.P. op voorkomen.