La Chapelloise, een klein familiebedrijf, is een groothandel in bakbloem, boter, eieren, room en andere verse producten, die zich vooral richt op (banket) bakkerijen, slagerijen en die plaatselijk ook aan particulieren verkoopt.
Is traceerbaarheid verplicht voor verse voedingswaren?
De wetgeving verandert regelmatig, er gelden nieuwe Europese normen. Voor elk product moet een tracering worden bijgehouden wat betreft de oorsprong, de gekochte en verkochte hoeveelheden. Bij sanitaire problemen moeten we de oorsprong van de producten onmiddellijk kunnen bepalen, maar ook waar de producten van het betreffende lot werden geleverd.
Zijn er regelmatig controles?
Er wordt frequent gecontroleerd. Wat ons betreft hebben we minder controles dan in het begin. Ik denk dat ze gerustgesteld werden door de software die we gebruikten en door onze traceringsmethodes. Ze aanvaardden overigens de listings die Mercator aanmaakte in de plaats van de handgeschreven registers die we eerder moesten bijhouden.
De producenten geven de producten dus lotnummers?
Dat is een eerder theoretische zaak, want volgens de wet is de traceerbaarheid dan wel verplicht, maar over de wijze waarop men dit moet doen en hoe dit wordt toegepast wordt er geen duidelijkheid gegeven. Bepaalde leveranciers vermelden de referenties van de loten op hun verzendingdocumenten en vervolgens moeten we de nummers op de dozen of verpakkingen noteren en zelf een eigen nummering beheren. De wetgeving zou strenger moeten zijn en de producenten tot meer duidelijkheid verplichten.
Waarom koos u voor Mercator?
Ons bedrijf werd in 1996 opgericht, in het prille begin van het informaticatijdperk. We waren toen bang dat we gegevens zouden verliezen en dat we deze niet zouden terugvinden wanneer het nodig was. Dus bewaarden we de referenties van de loten zowel op papier als in Excel.
Sinds de implementatie van Mercator in 2005 mogen we zeggen dat onze manier van werken binnen het bedrijf totaal veranderd is, vooral dankzij de hulp van DWL Consult (nvdr: de verdeler die de installatie verzorgde). Het eerste jaar was moeilijk want gewoontes verander je niet zomaar even.
We werken op één werkstation. Het is vooral mijn echtgenote die voor de administratie zorgt. Ik heb een laptop met mobiel internet waardoor ik op elk moment aan de gegevens kan.
Volstaat één werkstation voor uw bedrijf?
Met uitzondering van de bulkproducten, die onmiddellijk gefactureerd worden, factureren we elke twee weken, een handeling die dankzij Mercator volledig automatisch gebeurt en die jaarlijks goed is voor zo'n 2000 facturen.
Met Mercator is het makkelijk om werkstations en licenties toe te voegen die onmiddellijk operationeel zijn. Ook de verdeler die instaat voor de installatie en de configuratie is van enorm belang. Mercator is als een ontwikkelingstool dat in de basisversie reeds als het nodige omvat (facturatie, voorraadbeheer, boekhoudsysteem).
La Chapelloise website