Het antwoord is eenvoudig: omdat uw leverancier geen PDF heeft opgenomen in zijn elektronische factuur.
Dit is toegestaan omdat de node cac:AdditionalDocumentReference > cac:Attachment > cbc:EmbeddedDocumentBinaryObject optioneel is in de BIS3-norm. De goede praktijken schrijven echter het tegenovergestelde voor, aangezien het PDF-bestand een eenvoudige visualisatie van de factuurinhoud mogelijk maakt, het begrip ervan verbetert en bijdraagt aan een vlottere overgang naar een nog meer digitale verwerking.
🤔 Helaas stellen wij vast dat heel wat softwarepakketten vaak facturen met onvolledige inhoud versturen, omdat hun uitgevers zich strikt hebben beperkt tot de verplichte inhoud. Dit geldt niet alleen voor bijgevoegde bestanden.
Hoe kan u zelf nagaan of de elektronische factuur geen PDF-bestand bevat?
- Selecteer in de PeppolBox de regel van deze factuur.
- Kies via de tweede knop onderaan het scherm "Berichtbestand Maken".
- Sla dit bestand lokaal op en open het.
- Indien u deze node niet ziet, bevat deze factuur geen PDF.
👉 Wat kan u doen? Vraag uw leverancier om u een elektronische factuur met dit PDF-bestand te bezorgen. Indien nodig kan u deze factuur weigeren via de functionaliteit invoice response.
👉 Wat doet Mercator reeds om u in een dergelijke situatie te helpen?
- Mercator genereert een PDF-bestand met een algemene lay-out, inclusief de gebieden die doorgaans in de XML-inhoud voorkomen. Deze PDF bevat de volgende waarschuwing: "Deze PDF-weergave is automatisch gegenereerd op basis van het elektronische document en is niet afkomstig van uw leverancier."
- Het XML-bestand wordt ook als bijlage toegevoegd aan de boeking of aan het document van het commercieel beheer.
📌 Veelgestelde vragen:
- Mijn leverancier zegt dat het PDF-bestand “naast” het XML-bestand staat. Is dat plausibel? NEE, er bestaat geen concept van afzonderlijke bestanden die parallel met de elektronische factuur worden verstuurd. Het PDF-bestand moet in de XML-inhoud zijn opgenomen.
- Kan het Peppol-netwerk of een andere tussenpersoon dit bestand verwijderen? NEE, het principe is dat de access points en het Peppol-netwerk de inhoud van XML-bestanden niet wijzigen.
- Is het mogelijk dat Mercator dit bestand niet kan lezen? NEE. Indien het PDF-bestand zich op de verwachte plaats bevindt (zoals bepaald door de BIS3-norm), zal Mercator dit PDF-bestand correct kunnen lezen. Dit bestand wordt ook niet gewijzigd door Mercator. Indien nodig kan de hierboven beschreven controle worden uitgevoerd.
💡 Wanneer Mercator een elektronische factuur genereert, wordt standaard altijd een PDF toegevoegd.
❌ De vervangende PDF, die hierboven wordt genoemd voor het geval het ontvangen bericht geen PDF bevat en door Mercator wordt gegenereerd, is niet configureerbaar. Als u meer informatie nodig heeft, kunt u contact opnemen met uw leverancier om een relevant PDF-bestand aan te vragen.
📌 De vervangende PDF wordt weergegeven wanneer het document wordt geïmporteerd. Deze wordt niet weergegeven wanneer op de knop "Vergrootglas" in de PeppolBox wordt geklikt, omdat Mercator de XML-inhoud op dat moment in het programma niet decodeert.