Veel Mercator-klanten zijn al jaren bij ons en daar zijn we trots op!
Omdat ze Mercator al zo lang gebruiken, hebben ze enorm veel zakelijke documenten in hun database. Wist u dat er een wettelijke bewaartermijn is? In België moeten documenten 7 jaar worden bewaard. (lees meer)
Dit is hoe u uw database kleiner kunt maken om de prestaties van Mercator op peil te houden:
Met Mercator 10.10 kunt u alle documenten van het bedrijfsbeheer archiveren zodra de wettelijke bewaartermijn is verstreken.
Dat doet u zo:
Via Geavanceerde hulpmiddelen > Commercieel beheer > Archief "Documenten".
Mercator zal u vragen een datum te kiezen en de archivering zal gebeuren voor alle documenten die sinds het eerste gebruik van Mercator en deze gekozen datum werden geproduceerd.
Gebruik archivering met kennis van zaken: als er eenmaal gearchiveerd is, is het niet mogelijk de archivering ongedaan te maken en de oorspronkelijke documenten terug te halen.
Kies ook het juiste moment om deze archivering te starten: het tijdstip van uitvoering kan erg belangrijk kan zijn.
Wat is archiveren?
Dit is geen eenvoudige verwijdering van documenten: achter deze procedure gaat een heel proces schuil dat alle bewegingen die op elk artikel hebben plaatsgevonden, gedurende de hele gegeven periode doorloopt, groepeert en berekent. Dankzij deze krachtige functie kunt u uw voorraad helemaal behouden zoals hij nu is, zonder dat deze archivering er invloed op heeft.