Stap over op e-invoicing met PEPPOL

Mercator: overschakelen naar electronisch factureren (einvoice) met Peppol

Al enkele jaren komen ze eraan... Elektronische facturering wordt steeds belangrijker en zal binnenkort verplicht worden. Zet vandaag de stap!

Wat is dat nu “digitaal factureren”?
Het gaat niet om het versturen van facturen per e-mail. Digitaal factureren heeft een specifiek formaat en protocol. De facturen kunnen door de bedrijven elektronisch (dus correct en automatisch) worden gelezen en verwerkt. Ze worden ingevoerd in PEPPOL, een beveiligd Europees netwerk dat ervoor zorgt dat de facturen veilig aankomen.

  • In Italië, Finland en Noorwegen maken de particuliere sector (B2B en B2C) en de overheid al gebruik van digitaal factureren.
  • In Frankrijk is voor B2G (Business to Government) digitale facturatie al verplicht. Vanaf 2024 wordt het ook verplicht voor B2B.
  • De Franse situatie is vergelijkbaar in Luxemburg, waar B2G-transacties nu al enkel via digitale weg kunnen worden uitgevoerd.
  • In België zullen B2G-transacties tegen 2023 niet langer via een eenvoudige pdf mogen verlopen (in Vlaanderen al verplicht). En tegen 2024 moeten alle private ondernemingen hun facturen elektronisch versturen (B2B).
  • PEPPOL was oorspronkelijk een Europees initiatief, maar ook voor de rest van de wereld neemt nu deel. Canada, Australië, Nieuw-Zeeland en meer dan 40 andere landen hebben de stap al gezet!

Politieke beslissingen om elektronisch factureren in te voeren winnen aan kracht. Wacht niet tot het laatste moment om vertrouwd te raken met deze omgeving.

Mercator ERP is al klaar voor elektronische facturatie. Dus, loop met ons vooruit: laten we nu beginnen en klaar zijn voor 2024!

U ziet op tegen elektronisch factureren?

De twee belangrijkste voordelen zijn:

Uw facturen worden veilig bezorgd, op de juiste plaats

Het versturen van facturen per e-mail was al een grote stap vooruit. Tegenwoordig heeft het zijn gebreken: komt de e-mail wel bij de juiste persoon in het bedrijf aan? Zal de factuur correct behandeld en verwerkt worden?
Met e-facturering bent u zeker dat de factuur, zodra deze in het PEPPOL-netwerk is ingevoerd, de ontvanger zal bereiken. De ontvangstbevestiging kan worden gebruikt als ontvangstbewijs voor aangetekende zendingen.

Gegevens die foutloos worden gelezen

Verwijder uw PDF bestanden en zeg uw factuurherkenningssoftware (OCR) op: niet langer nodig! Facturen verzonden via PEPPOL volgen een gegevensformaat dat door alle software op dezelfde manier wordt geïnterpreteerd.
Het factureringsproces kan dus quasi volledig worden geautomatiseerd. De kosten voor het verwerken van facturen gaan sterk omlaag en het risico op fouten verdwijnt!

Elektronische facturatie past perfect in de filosofie van een Mercator ERP. We gaan er volledig voor! Profiteer nu van de voordelen!

In Mercator ERP

(Na het activeren van de PEPPOL optie in uw Mercator en het instellen van de nodige parameters)

Stuur uw facturen elektronisch

Voor uw klanten die PEPPOL gebruiken, kunt u via “Bestand > Document verzenden" de optie "Via eInvoice" kiezen.

Verzend een einvoice

Mercator produceert een bestand dat voldoet aan de normen voor elektronische facturatie. Dit wordt via Digiteal* in het PEPPOL-netwerk geïnjecteerd.
U kunt ook de status van een document controleren om te zien of het al verzonden is of niet.

Lees meer: Verzenden van elektronische PEPPOL-facturen

Digitale facturen ontvangen via de PEPPOL Box

Met een nieuw menu-item "Beheer > PEPPOL Box" kunt u uw PEPPOL "mailbox" raadplegen. Hier vindt u de ontvangstbevestigingen van zendingen en de ontvangen facturen. Facturen en creditnota's kunnen rechtstreeks worden geïmporteerd in het commercieel beheer of in de boekhouding.

peppol notificaties ontvangen

Een volgende stap:

Uw MercatorPenguin applicatie kan een melding versturen zodra er beweging is in de PEPPOL Box. Hebt u de MercatorPenguin app nog niet? Dan krijgt u de melding via e-mail of in een widget onderaan uw Mercator ERP.

Meer informatie: Ontvangst van documenten van het PEPPOL-netwerk

Ontdek of uw klanten PEPPOL al gebruiken

Wilt u weten of een van uw klanten al op het PEPPOL-netwerk zit? Klik met de rechtermuisknop op hun BTW-nummer in het klantenbestand: "Check PEPPOL aanwezigheid".

Profiteer nu!

Tot 31/12/2022 neemt Ineo de registratiekosten op het PEPPOL-netwerk en de kosten voor het verzenden/ontvangen van documenten voor haar rekening! Profiteer hiervan en geef samen met ons beetje bij beetje vorm aan de digitale facturering. Het opzetten en aanpassen van uw dossier en het formaat van uw facturen is niet inbegrepen in deze tijdelijke actie.

Wij willen graag al onze klanten uitnodigen om al met PEPPOL te werken.
Installeer Mercator versie 10.10 en registreer u op het PEPPOL-netwerk.
Wij wachten op u!


*Onze PEPPOL-partner

De facturen worden via een gecertificeerd toegangspunt in het PEPPOL-netwerk ingevoerd. Mercator werkt met Digiteal als beveiligd toegangspunt.
Meer informatie: https://www.digiteal.eu/nl/peppol-en-digiteal/

* Dit geldt voor Ineo-klanten en klanten van resellers die hebben deelgenomen aan de functionaliteitstesten.