Mercator 11.0: Hulp bij het maken en verzenden van documenten

Introductie

Er zijn drie nieuwe functies toegevoegd aan uw ERP-software! Ze maken het opstellen en verzenden van uw documenten aanzienlijk eenvoudiger, waardoor u tijd bespaart en efficiënter kunt werken.

Laten we ze samen bekijken:

Extra informatie overbrengen in gekoppelde documenten

Sinds de komst van versie 11 kunt u met Mercator automatisch documenten genereren die gelinkt zijn aan de huidige documenten.
 Voorbeeld: een voorbereiding voor een bestelling bij een leverancier genereren op basis van een bestelling bij een klant.

Deze functionaliteit is beschikbaar in de richtingen Verkoop > Aankoop en Aankoop > Verkoop.

Herinnering

NEW Bijkomende informatie kan nu worden overgedragen van het ene document naar het andere:

• Commentaar bij artikelregels: dit wordt ingesteld met 2 opties die beschikbaar zijn in Mercator > Tools > Opties (LINKEDVCOM en LINKEDACOM)
• Bepaalde hoofdingvelden (dit is de informatie in het document die uw verkoopregels insluit)
• Bepaalde regelvelden (d.w.z. specifieke informatie over artikelregels)

Wilt u de gegenereerde, gelinkte documenten meteen openen? Vink het overeenkomstige selectievakje aan in het tabblad « Parametrering » van de gewenste sequentie, via Tools > Sequenties > Verkopen/Aankopen.

Voor meer informatie

NEW Snel een openstaand artikel invoegen in het huidige document

Hebt u een aankoop-/verkoopdocument geopend terwijl u een artikelfiche bekijkt? Er kan een nieuwe knop worden toegevoegd aan het artikelbestand om dit artikel snel in te voegen in het openstaande document.

Voor meer informatie

Te verzenden documenten groeperen

Hebt u een groot aantal documenten te versturen? Dan is deze functie bijzonder handig! U kunt nu de gegenereerde documenten groeperen via het menu "Bestand > Verzenden" en filteren volgens de gewenste ontvanger. 

Ter herinnering, Mercator bood reeds de volgende opties:

• Uittreksel: Genereer een e-mail met een PDF als bijlage met een overzichtstabel van alle documenten in de historiek. Een enkele e-mail wordt verzonden.
• Document: Genereer een e-mail met een PDF in bijlage die overeenkomt met een enkel document in de historiek. In dit geval genereert Mercator evenveel e-mails als er documenten zijn in de historiek.

NEW Er zijn twee selectievakjes toegevoegd aan de optie « Document ». Hiermee kunt u uw e-mails verder personaliseren op het niveau van de ontvanger:

• Groeperen: Mercator produceert een e-mail per klant (of leverancier). Deze e-mail bevat nog steeds een enkele PDF, maar groepeert alle documenten in de historiek die afzonderlijk naar deze klant/leverancier zouden zijn gestuurd.  
• Eén enkele PDF: Mercator produceert één enkele e-mail met één enkele PDF die alle documenten groepeert die in de historiek apart werden verstuurd. U kiest de ontvanger.

 Het verschil met de keuze "Uittreksel" is dat de documenten niet als een samenvattende tabel in de PDF worden gerepresenteerd, maar in hun geheel: de een na de ander.

Hoe doet u dit?

1   Raadpleeg de historiek van uw documenten via Mercator > Vensters > Klanten / Leveranciers Historiek en voer de gewenste criteria in: type document, datumbereik, … Zo krijgt u de lijst van de betrokken documenten.

2   Klik in het hoofdmenu van Mercator op « Bestand > Verzenden »

3   Mercator geeft dan het volgende scherm weer:

Voor meer informatie

Conclusie

Bent u geïnteresseerd in deze functies en gebruikt u versie 11.0? Neem contact op met uw projectmanager of reseller voor functies die installatie vereisen. De andere zijn al beschikbaar na een update.