Peppol in de praktijk: antwoorden op concrete vragen

Daarvoor zijn er twee mogelijkheden:

Via Mercator:

Klik met de rechtermuisknop op het veld "BTW-nummer" van een klant- of leveranciersfiche en selecteer in het menu dat verschijnt "Check Peppol Aanwezigheid". Mercator raadpleegt dan het Peppol-netwerk.

Via het Peppol-register:

Peppol stelt een openbaar register ter beschikking waarin u een deelnemer kunt zoeken op naam, adres of Peppol-ID:
👉 https://directory.peppol.eu/public

⚠️ Bij uw inschrijving bij Peppol hebt u bepaalde gegevens ingevoerd (naam van de contactpersoon, e-mailadres, telefoonnummer enz.).
Deze informatie is nu door Peppol openbaar gemaakt om dit register samen te stellen.
Als gevolg van deze wijziging geeft Mercator nu een waarschuwingsbericht weer bij het registreren van deze informatie in de software.
U kunt uw gegevens controleren of corrigeren via Mercator > Tools > Setup > Peppol Identificatie.

Het antwoord is simpel: omdat uw leverancier geen pdf bij zijn elektronische factuur heeft gevoegd.
Hoewel het volgens de goede praktijken vereist is om een pdf bij te voegen (omdat dit het gemakkelijker maakt om de inhoud van de factuur te bekijken, het begrip ervan verbetert en de overgang naar een nog digitaler beheer vergemakkelijkt), is het technisch gezien geen belemmering om de factuur zonder PDF in Peppol-formaat te verzenden.

👉 Wat te doen?

Vraag uw leverancier om u een elektronische factuur met deze pdf te bezorgen. Weiger deze factuur indien nodig.

👉 Wat doet Mercator al om u in een dergelijke situatie te helpen?

In dit geval en om het comfort van onze gebruikers te garanderen, genereert Mercator een pdf-bestand dat de meeste velden bevat die gewoonlijk in de XML worden gebruikt.
💡 Dit PDF-bestand kan niet worden beschouwd als de factuur van uw leverancier, het is slechts een hulpmiddel om de gegevens te raadplegen.

Bij verzendingen via Peppol voegt Mercator altijd het PDF-bestand toe.

Meer informatie: Waarom bevatten sommige facturen die via het Peppol-netwerk worden ontvangen geen bijgevoegd PDF-document?

In de klantgeschiedenis (toegankelijk via Vensters > Klanten Historiek), wordt een Peppol-pictogram weergegeven bij alle documenten die al via het netwerk zijn verzonden.

💡 Wist u dit al?

Het is mogelijk om reeds verzonden documenten te verbergen zodat u alleen de documenten ziet die nog moeten worden verzonden. Wanneer u de documentgeschiedenis in het commercieel beheer raadpleegt, activeert u het rechterzijpaneel en vinkt u het criterium “Niet Peppol gestuurd” aan.

In veel organisaties (bedrijvengroepen, fiduciaires, structuren met meerdere dossiers) wordt hetzelfde Mercator-systeem gebruikt voor meerdere rechtspersonen.

📨 Facturen verzenden via Peppol:

Het is mogelijk om voor elk van deze rechtspersonen Peppol-facturen te verzenden en te ontvangen binnen hetzelfde Mercator-systeem. De vereisten zijn als volgt:

• Aankoop van de Peppol Mercator-module voor elk bedrijf dat u wilt registreren ;
• Voor elk bedrijf de registratieparameters invullen ;
• Elke sequentie facturen of creditnota's koppelen aan het juiste bedrijf

De verzonden facturen worden zo gekoppeld aan het betreffende bedrijf.

📩 Ontvangst van facturen via Peppol:

Standaard ontvangt de PeppolBox van een dossier alle Peppol-berichten die gekoppeld zijn aan de Mercator-licentie, dus alle documenten voor alle subdossiers. Het is echter mogelijk om ontvangstbeperkingen toe te voegen om de documenten te filteren.

Meer informatie: Hoe verzend en ontvang je facturen namens meerdere bedrijven in het Peppol-netwerk?

Bij het importeren van een factuur probeert Mercator de ontvangen artikelen automatisch te koppelen aan de artikelen in uw database. De herkenning gebeurt stapsgewijs (interne sleutels, leveranciersreferentie, naam van het artikel).

👉 Als een artikel niet wordt herkend, zijn er verschillende mogelijkheden:

• handmatige koppeling ;
• automatisch aanmaken van een nieuw artikel ;
• koppeling aan een generiek artikel ;
• of uitschakelen van de herkenning.

Voor facturen met algemene kosten is de herkenning van artikelen minder relevant.
Deze facturen bevatten doorgaans veel detailregels (diensten, leveringen, arbeidskosten, enz.), terwijl in de boekhouding een vereenvoudigde toewijzing aan een of meer algemene rekeningen meestal volstaat.

👉 In de praktijk:

• Facturen voor goederen ➡️ import in commercieel beheer
• Facturen voor algemene kosten ➡️ directe import in de boekhouding

Meer informatie: Ontvangst van elektronische facturen (commercieel beheer) | Overwegingen met betrekking tot de import van e-facturen in commercieel beheer

Ja. Mercator biedt twee importmodi voor de boekhouding:

• 📄 Eenmalige toewijzing, per btw-tarief: het algemene rekeningnummer dat in het importvenster wordt vermeld, wordt voor alle artikelen gebruikt.
• 📦 Toewijzing per artikel, waarbij elk artikel aan een specifieke algemene rekening kan worden gekoppeld: hiervoor moet een nieuw raster worden toegevoegd in het informatiebestand “Leveranciers” om de gewenste referenties en hun algemene rekening weer te geven. Tijdens het importeren wordt de koppeling met de algemene rekeningen voor elk artikel overgenomen in het tabblad “Artikels” van het venster. Het is nog steeds mogelijk om ze te bewerken.

Technische details: Ontvangst van elektronische facturen (boekhouding)

In bepaalde sectoren wordt de factuur door de klant op naam van de leverancier uitgeschreven: we spreken dan van self-billing of aankoopbon (bijv. energie, groene certificaten).

Mercator maakt het mogelijk om dit type factuur via Peppol uit te rekenen, in een aangepast formaat, om deze specifieke situatie te beheren.

Meer informatie: Export naar Peppol: zelffacturering

Ja, het is mogelijk om de inhoud van de PeppolBox te filteren op basis van de aard van de documenten (facturen en creditnota's, antwoorden op facturen, message level response). Klik hiervoor met de rechtermuisknop op de PeppolBox en selecteer het gewenste type in het menu dat wordt geopend.